Бухгалтерский учет с нуля - Андрей Крюков Страница 10

Но некоторые документы не указаны в таблице сознательно, т. е. это документы, которые являются важными с точки зрения руководства организации, но не слишком существенны с точки зрения бухгалтерии. Это договоры, заключаемые организацией с другими организациями, счета, которые организация выписывает (как говорят бухгалтеры, выставляет) другим организациям для оплаты. Именно на основе договоров и счетов руководитель организует работу предприятия. По своему назначению они относятся к организационно-распорядительным документам.

С точки зрения бухгалтерии договоры, счета и любые другие организационно-распорядительные документы – это только предвестники хозяйственных событий. Скорее всего, эти события произойдут. Поэтому договоры и счета также надо подобрать и подшить в нужные папки с целью последующей их сверки с теми документами, которые уже будут подтверждать произошедшее хозяйственное событие.

Главным для бухгалтерии является документ, который отражает уже свершившееся событие, – товарно-транспортная накладная или акт выполнения работ.

В таблице не упомянуто платежное поручение, которое печатается в бухгалтерии и представляет собой указание банку переслать некоторую денежную сумму с расчетного счета организации на расчетный счет другой организации. Причина та же: платежное поручение – это организационно-распорядительный документ, т. е. предвестник события, которое наверняка произойдет не позже следующего дня после того, как платежное поручение окажется в банке. Но документом, подтверждающим факт свершения самого события, является выписка с расчетного счета предприятия.

В таблице также не указаны документы, являющиеся дополнениями к каким-то другим документам. Например, когда оформляется товарно-транспортная накладная, одновременно может быть выписан пропуск на вынос имущества. Этот документ предписывает службе охраны разрешить вынос указанного имущества с территории организации. Одновременно с товарно-транспортной накладной может составляться лист отбора. Этот документ нужен кладовщику. Он указывает, что, в каком количестве и с какой полки склада надо взять при формировании комплекта отгружаемого имущества. Для бухгалтерии организации эти мелкие подробности неважны.

Вместе с товарно-транспортной накладной оформляется счет-фактура – это приложение к товарно-транспортной накладной, составленное в интересах налоговой инспекции и имеющее для бухгалтерского учета важное значение. Счета-фактуры собираются с особой тщательностью.

Основные виды документов, существенных с точки зрения бухгалтерии

Документооборот

Документооборот – это движение документов по организации от момента их создания или получения от других организаций до момента их бухгалтерского учета и передачи на долговременное хранение.

Документооборот организации должен осуществляться в соответствии с заранее составленным графиком, который является частью ее учетной политики. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением с указанием сроков их исполнения.

Хранение документов

Срок хранения большинства первичных документов – пять лет. Некоторые малозначительные документы могут храниться меньшее время. Личные дела работников, любые документы, которые отражают их персональные достижения, должны храниться 75 лет. Учредительные документы организации и годовые отчеты должны храниться вечно.

Бухгалтерия организации прямо заинтересована в надежном хранении первичных документов, составляющих основу бухгалтерской летописи хозяйственной жизни организации. Любая организация может быть подвергнута налоговой проверке, и по закону эта проверка может охватывать период в пять последних лет. При этом налоговая инспекция может затребовать любой первичный документ, относящийся к этому периоду. Во избежание неприятностей, которые могут последовать со стороны налоговой инспекции бухгалтерии целесообразно организовать надежное хранение первичных документов. Руководство организации также заинтересовано в надежном хранении учредительных и всех прочих документов, в которых определены взаимоотношения организации с внешним миром: с другими организациями, государственными органами и собственными работниками. В случае любой претензии к ней организация должна иметь оправдательный документ.

Немного сложнее выглядит ситуация с хранением личных дел работников.

Размер пенсии конкретного человека определяется в зависимости от стажа, заработков и его прочих трудовых заслуг. Поэтому при определении размера пенсии конкретного человека может понадобиться самая разная информация из его личных дел, хранящихся во всех организациях, в которых он когда-то работал. В настоящее время большинство организаций стали негосударственными. Многие из них живут довольно активно: реорганизуются, разделяются, объединяются, иногда даже ликвидируются. Если организация преобразуется, то согласно законодательству ее документы должны передаваться в организацию-правопреемник. А при ликвидации организации документы должны передаваться местному органу архивного агентства.

Однако существует риск потери личных дел при подобных преобразованиях, особенно если организация ликвидируется. Государство обратило внимание на эту проблему. Поэтому теперь фонд, ответственный за государственное пенсионное обеспечение российских граждан, ежегодно собирает с организаций сведения о стаже работы работников, размере их заработков, и другую существенную информацию, которая может когда-либо понадобиться для назначения государственной пенсии. То есть информация о стаже и заработках каждого россиянина теперь накапливается в самом Пенсионном фонде Российской Федерации.

Причем государство обязывает организации хранить личные дела работников в течение 75 лет. Эти дела могут быть необходимы не только для назначения пенсии.

Для хранения документов организация может создать архивную службу.

Упомянем некоторые архивные правила, которые целесообразно соблюдать при хранении документов.

Первичные документы одного вида формируются в так называемые дела, т. е. папки.

Организации имеет смысл периодически определять свою номенклатуру дел, т. е. систематизированный перечень наименований дел. В одно дело группируются документы одного периода – месяца, квартала или года. По завершении периода дело закрывается, что означает запрет на добавление в него новых документов.

Некоторые переходящие дела не закрываются даже по завершении календарного года.

Переходящие дела – это, например, личные дела работников. На каждого работника организации заводится отдельное личное дело, в котором собираются все документы, касающиеся его взаимоотношений с организацией и трудовой деятельности. Личное дело работника закрывается только при его увольнении из организации.