На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов - Роберт Поузен Страница 15

Если же вы не можете изменить ситуацию, научитесь уживаться с правилами – или обходить их. Могу дать вам несколько советов.

• Узнайте цель правила – возможно, для него есть разумное основание. В этом случае продумайте наиболее эффективный способ его соблюдения; скорее всего, оно будет часто применяться в вашей работе, поэтому извлеките из него максимум пользы.

• Если правило устарело и неприменимо к вашей деятельности, придумайте, как его изящно обойти. Например, некоторые компании в целях экономии запрещают сотрудникам летать первым классом. Но запрет не должен распространяться на сотрудника, который, покупая билет экономкласса, получает бесплатное повышение качества обслуживания по программе лояльности [19].

• Если от правил отказаться нельзя – либо нецелесообразно, либо слишком рискованно с юридической точки зрения – можно попросить о послаблениях.

1. Избавляйтесь от большей части полученных электронных и бумажных писем: 80 % из них для вас незначительны.

2. Отвечайте на важные запросы сразу. Не тратьте время на повторный поиск электронного письма или обдумывание назначенной встречи.

3. Многозадачный режим работы – верный способ эффективного выполнения низкоприоритетных задач. Во время телеконференции вполне возможно изучать отчет.

4. Не пытайтесь выполнять параллельно несколько задач, если каждая из них требует серьезных интеллектуальных усилий. Быстрое переключение с одной задачи на другую утомительно.

5. Не занимайтесь посторонними делами во время встречи с клиентами – они ждут от вас полной отдачи.

6. Необходимо договориться с коллегами о том, какой вариант проверки электронной почты во время совещаний приемлем.

7. Смиритесь с тем, что не можете делать все идеально. Низкоприоритетные задачи можно выполнять просто хорошо, а более важные – на отлично.

8. Не контролируйте каждую мелочь. Дайте вашим подчиненным возможность самостоятельно работать над проектом, даже если вам кажется, что при этом возрастет риск ошибок.

9. Если у вас есть соответствующие полномочия, упраздните бюрократические правила, которые принуждают сотрудников заполнять бесконечные формы или получать предварительное одобрение по всем вопросам.

10. Научитесь устранять бюрократические препятствия и не тратить слишком много времени на низкоприоритетные задачи.

В части I представлены три ключевых способа повышения личной эффективности: сформулировать цели и приоритеты, сосредоточиться на конечном результате и как можно быстрее избавиться от низкоприоритетных задач, не фокусируясь на мелочах. В части II я расскажу, как применить их на практике.

Глава 4 поможет вам развить навыки эффективной повседневной деятельности. Я научу вас увязывать ежедневные встречи с высокоприоритетными задачами и целями. Кроме того, я объясню, почему каждую ночь вы должны спать не менее восьми часов и ежедневно делать зарядку.

Глава 5 посвящена путешествиям. Я научу вас эффективно организовывать свое время в транспорте и гостинице и покажу, как оставаться эффективным в командировках, не теряя связи с семьей.

В главе 6 я подробно остановлюсь на проблеме проведения совещаний в офисе – практически во всех компаниях это главная причина снижения эффективности. Как правило, они длятся слишком долго и часто бесцельны: сотрудники тратят время впустую и не успевают выполнить важные задачи.

Я покажу вам, как избегать совещаний, когда это возможно, и проводить их эффективно, если они неизбежны.

Все мы занимаемся рутинной работой. Мой график хорошо организован, и это помогает мне сэкономить время и энергию для размышлений и общения с семьей. Возможно, вы предпочитаете более гибкий график. В этой главе я покажу три ключевые стратегии, которые помогут вам повысить эффективность ежедневной работы.

• Эффективно используйте расписание для управления временем и постановки задач.

• Соблюдайте режим, не суетитесь и сосредоточивайтесь на том, что важно для вас.

• По ночам вы должны спать по крайней мере восемь часов. Каждый день нужно делать зарядку, чтобы быть бодрым и сосредоточенным.

В главе 1 я помог вам составить список важных целей и задач. Но как удостовериться в том, что вы добиваетесь первоочередных целей? Необходимо составлять ежедневное расписание, которое поможет организовать и выполнить самые важные задачи. Мое расписание (см. табл. 5) всегда состоит из двух колонок: слева – совещания, телеконференции и встречи, назначенные на определенное время. Внизу столбца записаны и другие задачи, которые я хотел бы выполнить к конкретному сроку. Справа – примечания.

Табл. 5. Мое расписание

Многие, составляя расписание, заполняют только левую колонку. Они записывают все мероприятия и дела, запланированные на определенный день, и предписанные задачи. Но это еще не все.

Справа я добавляю примечания к каждому пункту: какую цель я преследую на том или ином мероприятии. Кроме того, внизу страницы я указываю важность задач, которые можно выполнить в любое время дня. Благодаря этому я точно знаю, что на совещании или во время телефонного звонка мне нужно добиться намеченной цели, и не трачу слишком много времени на низкоприоритетные задачи.

Я видел множество креативных решений для расписаний; все они эффективны до тех пор, пока удовлетворяют двум критериям. Во-первых, все ваши обязательства на определенный день должны размещаться в календаре в одном и том же месте, чтобы можно было сразу понять цель и важность каждой предписанной задачи. Во-вторых, расписание не должно быть громоздким: предполагается, что оно доступно вам на протяжении всего дня, чтобы можно было добавить новые пункты или пересмотреть график.

Лично я распечатываю левую часть из своего ежедневника, который веду в программе Microsoft Outlook, и от руки заполняю правую колонку. На протяжении дня я могу корректировать свои цели на бумаге, а не с помощью клавиатуры мобильного телефона. Другие управляют своим расписанием, используя компьютер или смартфон, Outlook или Google Calendar. Выберите тот вариант, который подходит именно вам.