Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности - Карсон Тейт Страница 18

И вы, и я ощущаем на себе такой парадокс продуктивности, как технологическая перегруженность – феномен, возникающий тогда, когда появление новых технологий приводит к уменьшению предельной отдачи {23}. Сегодня наша жизнь буквально перенасыщена высокотехнологичными инструментами. Очередная новая компьютерная программа или функция нашего смартфона могут стать последней «каплей» – и мы уже тонем, теряя способность оставаться на плаву технического прогресса, а показатели нашей продуктивности устремляются вниз. Вспомните, когда в последний раз вы купили себе новый телефон, сколько времени у вас ушло на то, чтобы научиться эффективно им пользоваться? Период снижения продуктивности, который вы пережили, – классический случай технологической перегруженности.

Не стоит, однако, забывать, что каждый из нас переживает подобные периоды по-разному. Например, реакция ваша и вашего коллеги, несмотря на то что вы с ним работаете в одинаковых условиях, может существенно отличаться. Это означает, что вам необходимо учитывать свой стиль продуктивности при выборе подходящей стратегии для минимизации действия факторов, отвлекающих внимание.

Но для начала давайте рассмотрим некоторые данные о самых крупных электронных пожирателях времени. Вот как они были ранжированы в одном исследовании:

• обработка электронной почты – 23 %;

• переключение окон для выполнения различных задач – 10 %;

• занятие личными делами в сети, например ведение аккаунта в Facebook, – 9 %;

• обмен мгновенными сообщениями – 6 %;

• обмен эсэмэсками – 5 %;

• интернет-поиск – 3 %.

А как бы лично вы выстроили свой рейтинг основных электронных раздражителей, отвлекающих ваше внимание? У моей клиентки Ивет главным нарушителем спокойствия была электронная почта. Как организатор, она предпочитала работать среди людей и с людьми. В итоге Ивет уже не представляла себе жизнь без имейлов – как и без шоколадных конфет. Электронная почта обеспечивала ей постоянную связь с коллегами и служила исключительно эффективным способом коммуникации с огромным количеством людей. Ивет просто влюбилась в звук, извещающий о поступлении очередного письма, – он знаменовал собой новый контакт. Но постоянное переключение внимания на просмотр свежей почты и написание ответов подрывало продуктивность моей клиентки. Возможно, у вас тоже есть подобная проблема или вы заметили, что поддались чарам Facebook или службы обмена мгновенными сообщениями с друзьями и коллегами. Отвлекаясь на подобные дела, вы теряете способность фокусироваться.

К счастью, мы не беспомощны перед лицом технологической перегруженности. Существует целый ряд стратегий, которые помогут вам восстановить власть над технологиями и заставить их работать на вас. В следующей врезке вы найдете множество идей, адаптированных под вашу индивидуальность, о том, как ослабить давление электронных факторов отвлечения внимания в течение рабочего дня.

Действуйте проще:

СТРАТЕГИИ ОСЛАБЛЕНИЯ ДАВЛЕНИЯ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИХ ФАКТОРОВ ОТВЛЕЧЕНИЯ ВНИМАНИЯ

Если вы приоритетчик

Полезные советы:

• Проверяйте электронную почту и отвечайте на письма в периоды низкой продуктивности. Следуйте своему естественному ритму и избегайте заглядывать в ящик входящей почты в моменты, когда вы наиболее продуктивны и заняты выполнением важной работы.

• Обрубите связь с электронными устройствами: оставьте сотовый, ноутбук и/или планшет в своем офисе, портфеле или дамской сумочке, а не таскайте их с собой повсюду.

Полезные инструменты:

• Попробуйте использовать в работе программу для компьютеров и мобильных устройств RescueTime. Она умеет временно блокировать сайты, особенно сильно отвлекающие вас. Она также может отслеживать время, которое вы тратите на различные задачи, и предупреждать вас в случае, если вы слишком долго занимаетесь какой-то из них.

Если вы плановик

Полезные советы:

• Составьте план и выделите в нем определенное время (временные отрезки) на проверку электронной почты и работу с письмами. Например, вы можете принять решение проверять почту 5 раз в день: утром, перед обедом, после обеда, перед уходом из офиса и один раз вечером.

• Сообщите своим коллегам, руководителям и подчиненным о том, в какое именно время вы просматриваете почту, чтобы они знали, когда стоит ждать от вас ответа.

Полезные инструменты:

• Используйте AwayFind, приложение, работающее с различными почтовыми клиентами и платформами и позволяющее возвести «плотину» перед потоком входящих сообщений. Программа будет пропускать к вам только те письма, которые вы заранее определили как срочные – по отправителю или ключевым словам.

Если вы организатор

Полезные советы:

• Выключите звук у всех своих электронных устройств. Избавившись от звонков, щелчков и трелей, вы сможете внимательно изучать новые сообщения и отвечать на них, считаясь в первую очередь со своим графиком и собственными предпочтениями, а не чувствовать себя обязанным бросаться на новое дело по первому требованию умного гаджета.

• Объявите день свободы от электронной почты. Например, вы можете всем сообщить, что дали себе обет не смотреть почту по пятницам. В этот день, вместо того чтобы посылать электронные письма коллегам, снимите телефонную трубку и насладитесь живой беседой с ними.

Полезные инструменты:

• Используйте WriteRoom, приложение для Mac, которое работает в полноэкранном режиме и блокирует всех «похитителей» вашего внимания в компьютере, оставляя вас наедине с текстом.

• Если вы работаете не на Mac, а на устройстве другого типа, попробуйте JDarkRoom. Это бесплатное межплатформенное приложение, копирующее функции WriteRoom, позволяя работать в полноэкранном режиме, ни на что не отвлекаясь.

• Используйте Camouflage (под Mac) или Dropcloth (под Windows), чтобы спрятать за «ширмой» весь беспорядок на рабочем столе компьютера и таким образом отгородиться от всего, что вас отвлекает.

Если вы визуализатор

Полезные советы:

• Выключите монитор, закройте программу для работы с электронной почтой и/или интернет-браузер.

• Переверните мобильный так, чтобы не видеть его экрана. Устраняя или сокращая количество визуальных раздражителей, отвлекающих ваше внимание, вы облегчите себе задачу сосредоточиться на текущем проекте и никакие электронные устройства не будут вас прерывать.

Полезные инструменты:

• Используйте Think, приложение, работающее на Mac. После запуска оно спросит вас, на каком из окон вы хотите сфокусироваться, и выведет его на передний план, а остальную часть экрана затемнит так, чтобы вы могли сконцентрироваться на поставленной задаче.