Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше - Стивер Роббинс Страница 20

Ответьте на вопросы до того, как вам их зададут

Включение в письмо контекста и информации об удобном времени встречи – лишь один из примеров общего принципа предупреждения вопросов. Немного приложенных заранее усилий позже сэкономят вам часы.

Поставьте себя на место человека, которому отправляете письмо. Спросите себя, какие вопросы могут у него возникнуть в связи с вашим сообщением, и затем ответьте на эти вопросы, не дожидаясь, когда они будут заданы. Будьте организованны и кратки. Вы не только сделаете одолжение собеседнику, но и начнете писать по-настоящему полезные сообщения, зная, как будет использована информация из ваших писем.

Например, вы совместно с кем-то готовите научную работу и хотите отправить соавтору кучу полезных статей, найденных в интернете. Можно просто отправить ему список ссылок на соответствующие статьи. И что человек будет делать с этой информацией? Скорее всего, захочет ознакомиться со статьями и понять, какие из них имеют отношение к его части работы.

Но ведь нужные страницы уже открыты в вашем браузере, а значит, вместе с электронными ссылками вы можете вырезать и вставить названия статей в ваше письмо. Так ваш получатель быстрее решит, по каким ссылкам ему пройти.

Если вы хотите, чтобы человек прошел по ссылке, изучил что-то или предпринял еще какое-то действие, пожалуйста, скажите об этом! Помните, что хотите пойти домой пораньше. Даже самые неистовые ваши поклонники не смогут оперативно сделать то, что вам нужно, если не будут знать, что вы от них чего-то ждете. Если вы хотите, чтобы что-то было сделано, так и скажите. Четко и ясно. Для получателя письма нет ничего более раздражающего, чем ситуация, когда его поставили в копию сообщения и он через три недели узнал, что кто-то рассчитывал на его участие в проекте. Суммируйте в конце письма все действия, которые нужно предпринять, чтобы каждый получатель мог без затруднений это прочитать.

Когда кто-то отправляет письмо с десятком разных вопросов и на часть вы можете ответить сразу, а на другую часть – нет, отправьте десять ответов – по одному письму по каждой теме. Так ваши адресаты смогут беспрепятственно проследить за каждой смысловой нитью.

Делайте так, когда спорные вопросы пересекаются с рутиной. Тогда можно будет спокойно решать все повседневные дела, а горячий спор вести отдельно.

Иногда проблема прямо противоположная: отправка 500 микроскопических сообщений в день сильно утруждает, хотя намерением было уменьшить завал с помощью отдельных смысловых нитей. Если у вас активны десять диалогов с одним и тем же человеком, медленный обмен печатными сообщениями, возможно, станет существенным недостатком. Просто запишите все главные мысли на (шепотом) бумаге, возьмите телефон и позвоните, чтобы все обсудить. Уверяю, вы сэкономите массу времени.

Сам по себе процесс набора письма тоже может быть оптимизирован. Если ваша работа требует, например, отвечать на множество вопросов, вы можете тратить большую часть дня на вежливую болтовню и затейливые подписи. Если ваши коллеги – рассеянные болваны, к тому же слишком ленивые, чтобы найти старое письмо с ответом на их вопрос, то в итоге вы будете отвечать на одни и те же вопросы снова и снова. А значит, придется много печатать.

Шаблон – его еще называют «рыбой» – это заранее написанное электронное сообщение. Есть такое понятие «макрос» – вы печатаете символ или короткое слово, а они волшебным образом превращаются в развернутое предложение или целый абзац. Или в подпись вроде «С наилучшими пожеланиями, Джейн», которая автоматически добавляется в конце каждого письма.

Шаблоны полезны, когда вам нужно напечатать много и вы делаете это часто. Если вы из раза в раз получаете один и тот же вопрос, установите шаблонный ответ. В следующий раз, когда кто-то в письме задаст вам его, специальной командой вызовите шаблон, поменяйте в нем несколько слов в соответствии с конкретной ситуацией и отправьте. Если вы работаете на госслужбе, можете подготовить шаблон со стандартным ответом для особенно частых вопросов. У вас может быть всего один шаблон, который сообщает точку зрения мэра на установку светофоров для детей. А может быть один шаблон для тех, кто хочет установки светофоров для детей, а другой – для тех, кому нравится наблюдать, как дети, перебегая через дорогу, лавируют между мчащимися машинами.

Если вы считаете необходимым вежливую болтовню в начале и в конце сообщения, можете вставить соответствующие шаблоны в нужные места и печатать основной текст между ними. Либо опять же использовать макрос.

Макрос – это запрограммированная клавиша или набор символов, которые при наборе превращаются во что-то более длинное. Представим, что босс заставляет вас говорить «нет» на десятки запросов в день: по поводу приглашения на выставку собак, на просьбу о деньгах и когда кто-то, выдавая себя за давно пропавшего ребенка, просит добавить его имя в завещание.

Все это совершенно разные темы. По каждому вопросу нужно отвечать отдельно, однако ваши ответы могут содержать общие абзацы. Все они могут начинаться так: «Мистер Босс благодарит вас за письмо. Ваша трагическая ситуация трогает до глубины души». Затем вы добавляете абзац или два, которыми рушите надежды и мечты всей жизни вашего оппонента, и заканчиваете словами: «Мистер Босс сожалеет, что не может помочь в вашем затруднительном положении».

Вам нужно задать макрос так, чтобы вы напечатали слово «начало» и оно превратилось в развернутое выражение благодарности Большого Босса. Вы задаете другой макрос – «конец» – и получаете параграф с сожалениями. Теперь, чтобы написать целое письмо, вы набираете на клавиатуре «начало», затем необходимый абзац и «конец». Готово!

Я использую макрос, который из НПВД превращается в «Наведите порядок в делах. Простые полезные советы о том, как работать меньше, а успевать больше» [24]. Таким образом, я могу назвать свое шоу полным именем и при этом сохранить свои пальцы для более важных вещей, таких как выуживание соленых крекеров-крендельков из пакета со снэками.

Подписи используются в привычном виде: «Искренне ваш, сенатор Деламног». Вы устанавливаете подпись в своей почтовой программе, и она автоматически добавляется к каждому исходящему сообщению. Вам никогда больше не придется печатать «Искренне ваш». В зависимости от того, что у вас за босс, это может помочь вам сохранить верность своим принципам.