На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов - Роберт Поузен Страница 27

Звонящий на совещании мобильный телефон – тоже серьезная проблема. Он отвлекает внимание и смущает владельца, особенно если рингтон лидирует в музыкальных чартах. Поэтому до начала совещания попросите участников включить виброрежим. Если кто-то ждет важного звонка, который никак нельзя пропустить, вы можете разрешить ему выйти, когда телефон завибрирует.

Многие совещания неэффективны, потому что участники используют профессиональный жаргон. Громкие слова – защита в сложной ситуации: выступающие делают вид, будто им есть что сказать, а на самом деле сказать нечего.

Вспомните слово «синергия». На презентациях для инвесторов многие СЕО пытаются оправдать слияние или поглощение тем, что объединение двух компаний приведет к «синергии». Стоит инвесторам услышать любое производное от этого слова, они тут же продают акции. Почему? Потому что, если у СЕО есть разумные доводы в пользу слияния, например снижение затрат или приобретение патентов, он об этом сообщит. Слово «синергия» показывает, что у директора нет веских причин соглашаться на эту сделку, но как-то оправдать ее нужно.

Еще одно бессодержательное словосочетание, которого я стараюсь избегать, – «мыслить нешаблонно». Это, по сути, призыв разработать новый творческий подход к проблеме. Звучит разумно. Но на деле эта фраза уже давно стала клише. В наши дни это просто призыв использовать нестандартные методы решения проблемы. По опыту могу сказать, что если руководитель настаивает на «нешаблонном мышлении», то он сам, скорее всего, пользуется только шаблонами.

Старайтесь не использовать непонятные аббревиатуры. Есть общепринятые сокращения, например ASAP (as soon as possible – как можно скорее) и NYSE (New York Stock Exchange – Нью-Йоркская фондовая биржа), которые всем понятны. И в каждой организации есть собственные сокращенные названия отделов и процедур. Можно использовать аббревиатуры, которые у всех на слуху. Но если их слишком много, новички не смогут принять эффективное участие в обсуждении.

Недавно я был на совещании в Вашингтоне, где несколько человек употребляли аббревиатуру EGTRRA. Потом я узнал, что она расшифровывается как «Законодательный акт об экономическом росте и налоговых вычетах 2001 года», который в народе известен как «Налоговые послабления Буша». Затем я принял участие в совещании, на котором часто использовалось сокращение OEM (изготовители комплексного оборудования из готовых комплектующих) для ICD [34] (имплантируемых кардиовертер-дефибрилляторов). Поскольку я редко сталкиваюсь с этими явлениями, мне было крайне сложно следить за обсуждением. Чтобы помочь новичкам освоиться, нужно составить список сокращений для своей сферы и раздать его участникам.

Каждое совещание должно заканчиваться логично: нужно договориться о том, кто, что и в какие сроки выполняет. Обязанности должны быть зафиксированы в виде списка, который нужно передать всем участникам. Но этот прием будет эффективен только в том случае, если обязанности распределили между собой сами участники (а не руководство).

В конце совещания я всегда спрашиваю: «Что нужно сделать, кто этим займется и когда ждать результатов?» Очень важно, чтобы участники пришли к соглашению по этим вопросам и самостоятельно определили сроки. Обычно я рекомендую учитывать возможные непредвиденные задержки или проблемы.

Разрешая участникам создавать собственный план и устанавливать сроки, я помогаю им стать хозяевами ситуации. Этот принцип назван «Эффектом IKEA» и показателен для изготовителей мебели, которую сложно собрать самостоятельно. Суть эффекта IKEA в том, что если клиент сам соберет шкаф или стеллаж, то будет ценить его больше, чем если бы его собрали представители магазина {62}. Установив собственные сроки, сотрудники будут стремиться их выдержать. Мне всегда казалось, что участники совещания ставят себе намного более жесткие рамки, чем определил бы я.

1. Несколько раз подумайте: нужно ли проводить совещание? Возможно, достаточно будет сообщить информацию по электронной почте или телефону.

2. Вежливо откажитесь от участия в совещании, если оно не приблизит вас к достижению целей или, скорее всего, будет непродуктивным.

3. Постарайтесь избегать неэффективных совещаний, проводимых руководством. Дипломатично намекните топ-менеджеру на свою загруженность.

4. Старайтесь не затягивать совещание – запланируйте уложиться максимум в полтора часа.

5. За день до совещания распространите сопутствующие материалы, чтобы участники имели возможность с ними ознакомиться.

6. Ограничьте вступительную речь 15–20 минутами. Не утомляйте аудиторию сложными слайдами в PowerPoint.

7. После вводной части инициируйте обсуждение основных вопросов. Сделайте все для того, чтобы участники не боялись опровергать мнение руководства.

8. Сведите к минимуму употребление профессиональной лексики – и не произносите, пожалуйста, слово «синергия»!

9. Составьте список часто используемых сокращений, чтобы новички могли участвовать в обсуждении.

10. В конце совещания попросите участников принять общее решение, распределить функции и установить сроки для каждой отдельной задачи.

Для эффективной деятельности вам нужны три навыка: чтения, письма и публичного выступления. Я помогу вам их выработать. Речь в книге идет о карьере, поэтому я не буду говорить о чтении романов, написании художественных произведений или произнесении свадебных тостов.

Общий совет таков: тщательно продумайте ваши цели и примените методики повышения эффективности. Я надеюсь, что предложенные приемы помогут повысить скорость чтения, письма и составления речи. Но в первую очередь они направлены на повышение эффективности: результаты должны соответствовать потраченному времени.

Однажды, задавшись целью помочь двум студентам улучшить навыки чтения, я решил посмотреть, какую информацию они подчеркнули на 20 страницах учебника химии. Один из них подчеркивал каждое второе предложение. Другой из всей главы выделил только три предложения. Оба подхода показывают недостаточность навыков чтения: важной информации не может быть так много или так мало.

Эти студенты не исключение. В 2003 году в рамках широкомасштабного исследования изучались навыки чтения американской аудитории; результаты показали, что только 31 % выпускников колледжей можно было назвать «читателями-экспертами» {63}.