Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше - Стивер Роббинс Страница 27

Планируйте временной резерв

Кроме дней концентрации, административных и дней для души вам нужно дополнительное время, чтобы успевать больше. Да, именно так. Если вы отведете время на безделье, то в итоге закончите больше дел. Это потому, что способность управляться сразу с десятком задач имеет свою скрытую темную сторону. Представим, что у вас двадцать проектов, с которыми вы успешно справляетесь. Вы помогаете ученику с крупной презентацией, готовите годовую смету и собираете муравьиную ферму, которую планируете принести домой в качестве подарка для своего шестилетнего малыша.

Пока все идет по плану, нет проблем. Вы на вершине счастья, отлично выполняете параллельно несколько дел, и жизнь движется вперед, как хорошо смазанный механизм.

Но вдруг у вашего ученика экстренно меняется что-то в расписании, и ему нужно, чтобы вы встретились сегодня в четыре часа дня. Это мешает встрече с ребятами из бухгалтерии, которую вы запланировали, чтобы обсудить бюджет. Бухгалтерия любезно соглашается перенести встречу на единственно возможный срок перед наступлением дедлайна по заполнению сметы – на завтра в восемь утра. Очень плохо, что вы забыли о живых муравьях, которых доставят прямо на ваш рабочий стол вместе с утренней почтой в 8:15. Завтра к 9:00 утра муравьи расползутся по всему столу, а бухгалтеры – среди которых нет ни одного жаворонка – из-за недосыпа потеряют один ноль в вашем годовом бюджете. Ой.

Один небольшой сбой сказывается на других ваших обязательствах. Волны расходятся до тех пор, пока у вас не случится с десяток катастроф, и все из-за того, что в расписании не было времени для форс-мажорного наведения порядка и вы не были готовы к непредвиденному. По мере нарастания последствий каждая следующая непредвиденная ситуация требует больше времени на решение и возврат к прежнему графику. Вы собирались работать меньше, но теперь запаздываете со всеми своими делами, а значит, потребуется еще больше сил, чтобы вернуться в колею и завершить задачи.

Не оставляйте шанса эффекту домино и предусмотрите в своем графике время для форс-мажора. Например, выделите по полдня на каждой неделе и назовите этот блок «резервом». Если какой-то из проектов сдвигается, используйте это время для компенсации. Возможно, ваш мозг будет сопротивляться. Так как вы не можете знать заранее, как используете это время, мозг станет настаивать на том, чтобы заполнить этот временной промежуток какими-то особенными делами. Не допускайте этого! Резервное время выходит за пределы деления на дни концентрации, административных дел и удовольствий. В силу того, что вы не знаете, как потратите это время, запланируйте его на любой удобный день и используйте для любых задач, которые требуют вашей любви и внимания.

Мир подкинет вам множество возможностей использовать временной резерв. Если, что маловероятно, вам не нужно будет ничего доделывать, когда придет это время, расслабьтесь и отдохните. Великая катастрофа, вероятно, поджидает за углом, и все будут надеяться, что именно вы справитесь с ней, так что сейчас самое время продолжить читать X-Men [29].

Если вас тянет запланировать резерв в качестве личного времени, не делайте этого. Хотя это время и кажется свободными, это не значит, что вы сможете потратить его на личные дела. На самом деле как раз наоборот – вы оставляете в своем расписании запас времени, чтобы наверстать те упущенные дела, которые иначе отхватили бы кусок вашего личного времени, – и это поможет вам меньше появляться в офисе. Так что ваш временной резерв – это дополнение к личному времени.

Все это подводит нас к вопросу о том, как трудно сосредоточиться. Это момент, когда вы перестаете обманывать себя и принимаете правду о своем рабочем процессе. Ваше сознание любит мультизадачность. Мозг говорит, что ваша работа вынуждает вас заниматься всем сразу. Исследования опровергают эту теорию, так что я буду переходить на личности. Я призываю вас попробовать сохранить концентрацию в течение недели. Придерживайтесь намеченного так же строго, как я тестировал свой КПК в главе о технологиях.

Разделите свою рабочую неделю на административные дни и дни концентрации (дни для души будут призом в случае успешного завершения недели). Распределите все административные и фокусные задачи по соответствующим дням. Сгруппируйте схожие задачи для административных дней и схожие проекты – для дней концентрации. Не забудьте запланировать резервное время. Затем целую неделю на 100 процентов отдавайтесь каждой задаче, до тех пор пока не дойдете до логического завершения. Ведите журнал учета и фиксируйте любые физические измерения объема проделанной работы. Это может быть количество людей, которым вы позвонили, количество заполненных отчетов о расходах, рассортированных бумаг или писем, отправленных потенциальным возлюбленным. Также записывайте, что вы чувствовали в процессе – далась ли вам работа легче, с большим удовольствием и так далее. Заметьте, что если вы хронически совмещаете много задач, то, скорее всего, станете чувствовать дискомфорт первые несколько дней, так как вам будет не хватать вашей привычной «дозы».

В конце недели просмотрите свой журнал. Если вы сделали не так много, проиграли в качестве, получили меньше удовольствия, тогда возвращайтесь к мультизадачности. Однако я уверен, что вы сделаете больше с меньшими усилиями, хотя и представить себе такого не могли. Если я ошибаюсь, то не признаю своей неправоты, но принесу себя в жертву и съем три куска торта из шоколадного мороженого в один присест. Это будет справедливо.

Основные тезисы

• Уничтожайте отвлекающие факторы, перенося их сначала на бумагу, а затем на специально отведенное время.

• Установите границы и говорите «нет».

• Перестаньте делать все сразу – это не оправдывает себя.

• Сосредоточивайтесь, группируя схожие типы задач или схожее содержание. Выбирайте в зависимости от ситуации.

• Используйте дни концентрации, дни активности и дни для души, чтобы организовать рабочую неделю.

• Группируйте связанные задачи в специально отведенном временном отрезке.

• Никогда не заказывайте муравьев по почте.

Не важно, насколько вы сосредоточены и как систематизировано ваше время, если вы тратите его, роясь в папках, коробках и записных книжках, лихорадочно пытаясь найти номер экстрасенса, от которого надеетесь услышать, как добиться долгожданного продвижения по службе, – потому что в этом случае вы теряете время даром. Если вы неорганизованны, вам приходится запоминать, где находятся нужные вещи, и держать это в голове, что может быть довольно болезненно, когда вы пытаетесь следить за происходящим в любимом реалити-шоу по телевизору. Будучи организованными, вы тратите рабочее время на продуктивные действия, а не ищете инструменты, необходимые для продуктивных действий. Вот почему организованность – пятый по счету и основной шаг на пути к жизни, где работы меньше, а результата больше.