Как находить два лишних часа каждый день - Джуди Джеймс Страница 33

Вы участник собрания

• Если вы не председатель, а рядовой участник собрания, то помните, что от вас и таких как вы зависит, насколько успешным окажется собрание.

• Позаботьтесь о том, чтобы ваши выступления были ясными, конкретными, краткими и позитивными.

• Говорите простым языком. Избегайте неуместного формализма и непонятных другим слов.

• Используйте профессиональный жаргон только в том случае, если вы уверены в том, что им владеют все присутствующие.

Вы председатель собрания

• Если вы председатель собрания, убедитесь в том, что темы для обсуждения сформулированы таким образом, что от них нельзя уклониться в сторону. Будьте тверды и настойчивы, обрывая тех, кто переговаривается и шепчется между собой.

• Управляя собранием, пользуйтесь не только словами, но и языком телодвижений.

• Смотрите в глаза каждому из участников, чтобы проверить, в какой степени он понимает, интересуется и соглашается с оратором.

• Перед тем как двинуться дальше, фиксируйте ключевые моменты.

• Ведите протокол собрания. Это поможет прояснить:

Принятые решения.

Согласованные действия (в частном и общем масштабе).

Кто настаивал на принятии тех или иных решений.

Когда они будут выполнены.

• После того как каждый из пунктов программы будет рассмотрен, выберите ответственного за выполнение принятого решения. Убедитесь, что с его кандидатурой согласны все присутствующие. Затем вычеркните этот пункт из списка. Убедитесь, что за выполнение каждого решения несет ответственность один человек.

• Установите сроки выполнения каждого решения.

• В конце собрания обязательно подведите итоги.

• Оцените, насколько эффективным было собрание.

Два типа собраний

Если вы организуете собрание, помните, что очень важно правильно подобрать для него помещение. Большая часть собраний призвана

• предоставлять информацию или

• принимать решения.

Предоставление информации

• Число участвующих в таких собраниях может быть больше, чем в собраниях, имеющих своей целью принятие решений. На них может присутствовать более пятнадцати человек, а вы можете принимать меньше непосредственного участия в проведении собрания.

• Собрания этого типа желательно проводить в клубах, классных комнатах, театрах или помещениях в форме буквы U.

• Лидер собрания должен демонстрировать свои властные полномочия.

• Особое внимание следует уделить подготовке и планированию собрания.

Принятие решений

• На собрании должно присутствовать не более двенадцати человек.

• Такие собрания лучше проводить в зале заседаний совета директоров или в помещениях в форме буквы U.

• Лидер собрания должен быть примиряющей стороной или председателем.

• Особое внимание следует уделить открытой дискуссии.

Как прервать выступающего

На каждом собрании приходится сталкиваться с людьми, создающими трудности. Они Губители времени, и с ними необходимо бороться. Вот какими способами они могут препятствовать нормальному ходу собрания:

1. Возвращение к старому

Они хотят вернуться к обсуждению темы прошлого собрания, тем самым не позволяя текущему собранию двигаться вперед по намеченному плану.

Ваши действия: спросите, какие именно темы прошлого собрания они бы хотели обсудить еще раз. Составьте список этих тем и пообещайте, что они войдут в программу следующего собрания. Если они имели возможность обсудить эти вопросы в прошлый раз, но не сделали этого, спросите их, что послужило причиной этому. Перед тем как закрыть собрание, спросите их, все ли темы обсуждены должным образом.

2. Драка

Некоторые люди всегда провоцируют драку. Им нравится противоречить: таким образом они самоутверждаются.

Ваши действия: разрешите им устроить дискуссию, но следите за тем, чтобы она не переросла в драку. Напомните участникам конфликта о регламенте и предложите им изложить свою точку зрения в письменном виде. Затем скажите, что вы вынуждены продолжать собрание. Чем тривиальнее тема дискуссии, тем меньше времени должно отводиться на ее обсуждение.

3. Замалчивание

Некоторые люди молчат на протяжении всего собрания, но как только оно подходит к концу, вдруг выясняется, что им есть что сказать.

Ваши действия: следите за такими людьми. Постоянно просите их прокомментировать чем-то мнение или высказать свою точку зрения. Если они утверждают, что у них нет своего мнения по данному вопросу, спросите, почему.

4. Разглагольствование

Такие люди высказывают свою точку зрения по любому поводу, говоря долго и пространно.

Ваши действия: выслушайте пару их замечаний, чтобы продемонстрировать свою беспристрастность, но потом не обращайте на них внимания и предоставляйте слово более спокойным коллегам. Задавайте им прямые вопросы. Если никакие другие средства не помогают, проявите напористость: «Я думаю, что все мы знаем мнение Брайана, поэтому теперь мне бы хотелось спросить, что думает по этому вопросу Тревор».

5. Обман

Обманщика не интересует программа собрания, он ищет повода придраться к разным мелочам, например усомниться в правильности статистических данных.

Ваши действия: быстро прерывайте таких людей, но не оскорбляйте их. Напомните о регламенте и скажите, что вы должны придерживаться темы собрания.

6. Шутки

Есть весельчаки, всегда готовые разрядить атмосферу забавной шуткой, но следите, чтобы эти шутки не начали отнимать время у собрания.

Ваши действия: улыбнитесь, но, как и в предыдущем случае, напомните шутнику о регламенте и необходимости придерживаться намеченной темы.

7. Сопереживание

Некоторые люди уделяют слишком много внимания таким не относящимся к делу мелочам, как пирожные, чай, температура воздуха в помещении, а также болтовне о детях и праздниках.

Ваши действия: прервите их так же, как и в предыдущих случаях. Избежать подобных разговоров можно, если не накрывать стол для участников собрания. Предложите желающим обсудить личные вопросы — остаться для этого после окончания собрания.

8. Неуместное молчание

Вам нужно знать мнение этих людей, но им недостает уверенности в себе, чтобы взять слово.

Ваши действия: мягко и дружелюбно предложите им высказать свое мнение. Если это не помогает, поговорите с ними наедине перед началом собрания и объясните, что их мнение действительно имеет большое значение для всей дискуссии. Скажите, что конкретно вы хотели бы услышать от них, и дайте им время для подготовки. Если и после этого они не смогут высказаться, постарайтесь обойтись без их мнения.