На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов - Роберт Поузен Страница 33

Новый дизайн упаковки

Новые лампочки

Гибридные автомобили

Работа на дому

Правильная стратегия

Распределите свои идеи по категориям (можете добавить мои). Вот какие группы идей получились у меня. Я расставил их в логическом порядке. Некоторые идеи из моего списка не попали ни в одну из категорий. Отсеивание несущественных идей – важный этап написания текста.

Этап 2: распределение по категориям

Энергия

Новые окна

Термостат с регулируемой температурой

Новые лампочки

Отходы

Утилизация отходов

Новый дизайн упаковки

Прибыль и убытки

Энергозатраты

Налоговые льготы

Затраты на реставрацию

Транспорт

Оплата проезда на общественном транспорте

Работа на дому

Нематериальные блага

Правильная стратегия

Имидж компании

Теперь нужно написать план текста. Подумайте о целевой аудитории – топ-менеджерах вашей компании. Что больше всего их волнует? Какие аргументы будут для них наиболее убедительными и логичными?

Ниже показан план написания служебной записки. Учтите, что в начало плана я добавил введение, а в конец – заключение. Я сгруппировал категории по двум общим темам – как организация будет заботиться об окружающей среде и почему это важно. Наконец, я поменял местами разделы о прибылях и убытках и о нематериальных благах. Возможно, руководству компаний будет интересен только конкретный финансовый результат.

Этап 3: план

Введение

Как

Энергия

Термостат с регулируемой температурой

Новые окна

Новые лампочки

Отходы

Утилизация отходов

Новый дизайн упаковки

Транспорт

Оплата проезда на общественном транспорте

Работа на дому

Почему

Прибыль и убытки

Энергозатраты

Налоговые льготы

Затраты на реставрацию

Нематериальные блага

Правильная стратегия

Имидж компании

Заключение

Когда план составлен, можете начинать писать текст. Три ключевых элемента любого текста – введение, основная часть и заключение. Мы обсуждали их в предыдущей главе. Это не случайно: писать нужно так, чтобы читателям был понятен ход ваших мыслей.

Я считаю, что в хорошем введении должны быть отражены:

• контекст;

• основная мысль текста;

• структура текста.

Читателю понадобится информация справочного характера, чтобы понять, зачем изучать текст. В служебной записке ее можно изложить так:

Исполнительный комитет рассматривает комплекс реформ, благодаря которым компания будет бережнее относиться к окружающей среде. В служебной записке объясняется, какие меры могла бы предпринять компания и почему они принесут пользу.

Затем нужно подчеркнуть основную мысль служебной записки. Сообщите читателю суть ваших аргументов. Вот пример изложения основной мысли:

Здесь приводятся аргументы в пользу реализации экологического проекта для улучшения финансовых показателей компании. Расходы на проект окупятся за счет снижения энергетических затрат, экономии на налогах и улучшения имиджа компании.

В заключительной части нужно пояснить, о чем говорится в служебной записке и какова ее структура (заголовки, подзаголовки). Это поможет читателю следить за ходом ваших рассуждений.

Структуру текста нужно описать в одном абзаце. Вот хороший пример:

Во-первых, здесь описаны способы охраны окружающей среды: снижение энергозатрат, количества личных автомобилей и отходов. Во-вторых, представлены аргументы, доказывающие, что такие изменения принесут компании пользу в виде налоговых льгот, снижения энергозатрат и появления перспективных маркетинговых возможностей.

Есть много мнений по поводу различий между правильными резюме и заключением. Резюме – сжатое изложение основных мыслей статьи или служебной записки. Заключение должно быть исчерпывающим: нужно дать советы читателям, объяснить особенности государственной политики или указать области дальнейшего исследования проблемы.

Я не против резюме. Они играют важную роль – особенно «сводные резюме» для руководства, у которого часто нет времени изучать длинные и сложные документы. Если служебная записка или статья слишком длинная или содержит много информации, нужно сначала дать сводное резюме, а потом переходить к введению, чтобы за несколько минут читатель мог понять ключевые идеи. Эта часть документа крайне важна, потому что именно ее обычно и читают! Это правда: многие сотрудники изучают только сводное резюме.

Кроме резюме, в статье и служебной записке должно быть заключение – более подробное, чем обычное резюме. Умный читатель, добравшийся до заключения, уже знает все ключевые идеи и ищет в нем чего-то нового. Я не люблю заключений, в которых повторяются положения основной части текста, – это признак лени. Я об этом читал уже дважды: в сводном резюме (или во введении) и в основной части статьи или служебной записки.

Далее приведены два абзаца с выдержками из одной и той же статьи о медицинском исследовании. Один из них – резюме, а другой – заключение.

Какая информация есть в заключении, но отсутствует в резюме? Можете ли вы определить, где резюме, а где заключение? {81}

Абзац 1

Как говорилось выше, благотворительные фонды должны использовать семь показателей эффективности для анализа успешности прикладного медицинского исследования (ПМИ). В рамках исследований необходимо оценить объем и разнообразие источников финансирования, уровень привлечения квалифицированных работников, успешность препаратов на стадии разработки, количество публикаций и ссылок в рецензируемых научных журналах, доступность информации для других компаний, объем идей, используемых сторонними организациями, и желание сотрудничать с другими компаниями. Эти показатели – основа для определения эффективности ПМИ.