Технологии эффективной работы. 9 ключевых навыков самоорганизации - Джулия Моргенстерн Страница 36

8:00–10:00 Чтение, отчеты (тире)

10:00–17:00 Антикризисное управление (точки)

Все оставшееся время Ответные звонки (точки)

РАБОТАЙТЕ В СООТВЕТСТВИИ СО СВОИМИ ЭНЕРГЕТИЧЕСКИМИ ЦИКЛАМИ

Для максимальной продуктивности попытайтесь скоординировать модель дня с вашими естественными энергетическими циклами. Утро для многих людей является лучшим временем, но если ваша умственная активность включается днем, то это нужно учитывать. Попытки сконцентрироваться в то время рабочего дня, когда вы находитесь в пассивном состоянии, крайне неэффективны. Проект, на который у вас уйдет не больше часа, когда вы на пике энергии, может занять и два, и три часа в другое время. Помните: каждый, независимо от своего занятия, нуждается по крайней мере в одном часе для спокойной, сосредоточенной работы.

«Да, но… у меня ненормированный рабочий день»

Непостоянное расписание плохо вписывается в структуру рабочего времени. Если ваша работа сдвигается каждую неделю, или вы работаете неполный рабочий день, или вы продюсер, а может быть, внештатный работник, ваше расписание постоянно меняется. Каким же образом вам создать модель рабочего дня?

Решение. Планируйте каждый день накануне или взгляните на общую картину более широко и создайте модель, охватывающую недели или месяцы.

«Да, но… случаются дни, когда я не могу придерживаться своего плана»

Конечно, могут возникнуть обстоятельства, когда вы не сможете придерживаться своего расписания. Вот почему ваша модель является общей структурой, т. е. такой, которая отражает план вашей работы на большую часть времени.

Решение. Для неожиданно возникших срочных дел, которые просто не могут ждать, прервите свой план, а потом полным ходом продолжайте жить по расписанию. В любой другой день, при достаточной дисциплинированности, чтобы строго выполнять рутинные дела, план позволит вам твердо стоять на ногах, уверенно и спокойно делая свое дело.

Самым привлекательным в использовании первого часа для выполнения важной задачи в ритме тире является легкость, с которой вы можете противостоять притяжению приказов извне. Вполне разумно отложить прием людей на час, поскольку у них останется целый день, чтобы обратиться к вам по своим делам, если вы работаете как «открытый цех». Отстоять немного спокойного времени, пока не начался хаос, очень трудно, потому что вы почувствуете притяжение телефонных звонков, на которые надо ответить, выстроившихся в очередь сотрудников за вашей дверью, собраний, требующих вашего присутствия, кризисных ситуаций, которым необходимо ваше внимание. Трудно сконцентрироваться, когда вы каждой клеточкой своего тела ощущаете, что вам следует делать что-то другое.

Если вы не можете воспользоваться первым часом рабочего дня, воспользуйтесь следующими предложениями, чтобы было легче отвлечься.

• Включите в расписание ритуал: перед вашим «спокойным часом» выделите тридцать минут, когда вы сможете обойти своих сотрудников и узнать, не нужно ли кому-то что-нибудь от вас, прежде чем вы нырнете в «черную дыру».

• Будьте последовательны. Дайте знать вашему руководителю и коллегам, когда у вас «спокойный час». Пусть это войдет в привычку. Возможно, они захотят воспользоваться вашим опытом.

• Вы можете использовать для «спокойного часа» один из трех промежутков времени: между 12:00 и 14:00 (когда большая часть мира обедает и резонно полагает, что вы делаете то же самое); с 15:00 до 16:00 (слишком поздно для суеты, потому что сотрудники пытаются завершить выполнение своей работы); в самом конце рабочего дня, с 18:00 до 19:00 или с 19:00 до 20:00, после того как все ушли домой (это уже особенность вашего образа жизни).

• Закройте свою дверь (если у вас таковая имеется), включите автоответчик и выключите сигнал электронной почты.

Помните, что возложенная на себя встреча с вашими самыми важными задачами столь же необходима, как встреча с любым другим клиентом или заказчиком. Поэтому неважно, что происходит за дверью, гораздо разумнее будет попросить людей подождать пятьдесят девять минут, когда вы опять станете доступны. Напомните людям, что результат этого часа, вполне, кстати, измеримый, поможет каждому, с кем вы работаете, почувствовать себя лучше.

Алиса была фоторедактором в журнале мод. Две недели в месяц она работала на выезде, делая снимки. При рабочем дне, продолжающемся от двенадцати до четырнадцати часов, у нее, конечно, накапливались сообщения, потому что не было возможности на них ответить. Вторую половину месяца Алиса проводила в офисе, придумывая и планируя следующие фотосессии, и наконец, имела возможность встретиться с сотрудниками и ответить на телефонные звонки и электронные сообщения.

Когда я встретила Алису, она пожаловалась, что две недели, проведенные в офисе, гораздо менее продуктивны, чем ей хотелось бы. Пока она была на выезде, ей в голову приходил миллион проектов, идей и задач. Но когда она возвращалась в офис, первая неделя у нее практически пропадала, пока она старалась переориентироваться и вспомнить, что хотела сделать. К началу второй недели она, наконец «включалась», но теперь у нее уже не хватало времени осуществить намеченное. Все, что ей было нужно, — это план работы в офисе.

Мы добавили в конце ее органайзера еще один раздел и назвали его «Возвращение в офис». Таким образом, если, когда она была в отъезде, ей приходила в голову идея по поводу того, что бы ей хотелось осуществить во второй половине месяца, она могла все это записать. Потом, за день до возвращения в офис, Алиса могла просмотреть свои записи, спланировать следующие две недели и с уверенностью взяться за дела в первый же день после возвращения.

Неделя 1 Фотосессия

Неделя 2 Фотосессия

Неделя 3 Контакты с сотрудниками, корреспонденция, следующая фотосессия

Неделя 4 Контакты с сотрудниками, корреспонденция, следующая фотосессия

«Да, но… меня постоянно прерывают»

Мешают ли постоянные визиты, электронные сообщения, телефонные звонки, совещания, назойливые коллеги или расположение вашего рабочего стола выполнению вашей работы в срок? Кэрри считалась в своей компании самым продуктивным сотрудником. Когда людям что-то было нужно, Кэрри была именно тем человеком, к которому все обращались, потому что она всегда знала ответ на любой вопрос, а если нет, то обязательно его находила. Ее рабочее место располагалось в самой активной зоне офиса, что ей, в общем-то, нравилось, потому что оно было всем доступно. Но из-за этого она была вынуждена постоянно отвлекаться и не имела возможности завершить свои дела.