Тайм-менеджмент за 30 минут - Ольга Азарова Страница 4

3. Резерв времени.

4. Выполнение согласно листу приоритетов.

5. Учет и контроль.

Умение составить задание составляет одну из Ваших должностных обязанностей. Оценка длительности выполнения основывается на Вашем опыте. При этом Вы уже, вероятно, отметили, что обычно на выполнение уходит больше времени, чем Вы это планировали. Поэтому зарезервируйте на 20 % больше времени как резерв при выполнении задания и еще 20 % – на всякие внештатные ситуации. Поэтому, если Ваш рабочий день составляет 8 часов, то собственно на выполнение важных дел (квадранты I и II или группа А) у Вас остается только около 60 % от полного рабочего времени, т. е. 4,8 часа, или 4 часа 48 минут. Не мудрствуя лукаво, оставьте 4 часа 30 минут. Остальные 3 часа 30 минут оплачиваемого рабочего времени Вы должны посвятить выполнению дел из квадрантов II, III и групп В и С, если Вы не сумели их делегировать.

Метод Альпы отличается от других своей пиктографией, т. е. пометками, которые должны указать на род деятельности и срочность выполнения.

Выберите сами такие значки, которые ясно Вам скажут, что это – дело срочное, это – важное, это – телефон, это – отдел маркетинга. Если Вам это помогает ориентироваться, Вы можете с успехом использовать значки-картинки.

Если Вас это раздражает, выберите другой путь внесения смысловых акцентов: подчеркивание маркерами разных цветов, толщины, смайлики и т. п.

ЦЕЛИ

«Не желай невозможного».

Жизненные цели всех живущих на земле людей примерно одинаковы: никто не хочет быть бедным и больным, одиноким и не иметь радостей в жизни. Для одних людей важнее всего на свете – интересы семьи, другие ищут удовлетворения в работе, третьим по душе только удовольствия. Определение жизненных целей – свободный выбор каждого индивидуума, причем жизненные цели могут меняться в различные периоды жизни. Определение приоритетности жизненных целей обычно зависит от условий. Любимую семью нужно кормить, за удовольствия, здоровье и хорошее самочувствие платить. Поэтому волей-неволей встает вопрос о профессии, карьере, если у Вас нет гарантированных и очень высоких доходов извне. Ниже приведены основные общечеловеческие цели. Порядок следования произвольный.

1. Здоровье и хорошее самочувствие.

2. Профессия и карьера, включая обучение. Сроки, доходы. Материальные блага. Социальный статус.

3. Семейное положение. Партнер, дети, родственники, друзья и знакомые.

4. Удовольствия – путешествия, отдых, развлечения, хобби.

КАК СФОРМУЛИРОВАТЬ ЦЕЛИ

1. Напишите на бумаге Ваш личный перспективный план развития. Укажите, каких целей Вы хотели бы добиться, какого положения в компании, уровня зарплаты с указанием сроков.

2. Напишите, что Вас не удовлетворяет в Вашей личной жизни, что бы Вы хотели изменить, почему.

Золотое правило: Цели должны быть реальными, планируемыми и достойными, а результат достижения цели должен быть видимым и возможным для оценки.

3. Реально оцените Ваши шансы для желаемых перемен. Что Вы можете сделать сами, для чего потребуется помощь со стороны? Какого сорта и чего Вам это будет стоить? Чем придется пренебречь для достижения цели? Стоит ли цель таких усилий и жертв?

4. Выпишите цели и пути их осуществления в порядке важности по убыванию. Служебные и личные цели, если предполагается, что Вы намерены их достичь одновременно, должны быть записаны в одном временном интервале с точным указанием, чем Вы собираетесь пожертвовать во имя достижения цели. Укажите альтернативные пути достижения цели по принципу логического оператора «если». «Если я предприниму такие шаги, то получу такой результат, если не предприниму, то результат будет, скорее всего, такой».

5. Для каждой поставленной цели укажите сроки, в которые Вы предполагаете достичь намеченного. Укажите, что Вы будете делать, если по каким-то причинам Вам не удастся достичь желаемого результата, – измените цель на альтернативную, продлите сроки выполнения первоначального плана, пойдёте на дополнительные жертвы или инвестиции.

6. Пометьте каждую поставленную перед Вами задачу буквами «А», «В», «С» по степени важности для достижения поставленной цели. «А» – очень важные, выполнение которых нельзя делегировать, «В» – просто важные, которые можно в ряде случаев делегировать, и «С» – рутина, без которой не обойтись.

7. Согласно методу установления приоритетов АВС, выберите в ряду «А», «В», «С» задачи, которые Вы можете выполнить самостоятельно. В особую строку выпишите дела, которые потребуют посторонней помощи. Особо определите, кто и как может Вам помочь в выполнении намеченного плана, руководствуясь правилами делегирования. На какой основе будет оказана помощь – безвозмездно, услуги, денежные расчеты?

8. Составьте пошаговый, т. е. годовой, квартальный, месячный, недельный и ежедневный планы. Распределите Ваше время таким образом, чтобы Вы могли до 15 % времени заниматься выполнением задач «А», до 20 % – выполнением задач «В» и не больше 65 % задачами «С».

9. Планируя день, не забудьте отметить в Вашем дневнике не только, в какое время Вы собираетесь выполнить намеченные дела, но и ожидаемый результат выполнения, приближающий Вас к достижению цели. Как только цель сформулирована и записана на бумаге, она начинает реально существовать.

10. При составлении планов не забудьте, согласно методу Альпы, оставлять 40 % времени в резерв на всякие непредвиденные события – болезнь или различные катаклизмы местного и глобального значения.

11. Все, что не было выполнено сегодня, автоматически переносится на другие дни.

12. План на день должен быть составлен заранее. Не позже вечера текущего дня Вы должны знать, чем будете заниматься завтра.

Золотое правило: Ничто так не помогает достичь успеха, как работа с учетом собственных интересов.

«Подобно тому, как бывает болезнь тела, бывает также болезнь образа жизни».

Обычно люди, занимаясь деятельностью, перечисленной в квадранте III, считают, что они находятся в квадранте I. Их деятельность представляется им не только действительно срочной, но и чрезвычайно важной. Однако это не так. Если Вы поразмыслите, сколько времени Вы могли бы сэкономить, если бы закончили телефонный разговор, как только получили необходимую информацию; быстро и эффективно провели заседание; установили часы, в которые Вы могли бы заняться Вашей непосредственной работой без помех, – Вы, несомненно, пришли бы к выводу, что неразумно тратите Ваше время, точнее говоря, Вашу жизнь, на какие-то дела, которые можно было бы выполнить гораздо быстрее и эффективнее. Заполните приведенную ниже таблицу потерь Вашего рабочего времени и придите, наконец, в ужас от того, сколько времени Вы тратите впустую! И пусть этот комплекс вины преследует Вас до тех пор, пока Вы не освоите техники экономии времени. Вы уже научились делегировать неотложные и важные задачи и частично освободили себя от управления кризисами квадранта I. Поэтому выполнение срочных, но не жизненно важных работ из квадранта III тем более можно и нужно делегировать. Освойте техники экономии времени, ознакомьте с ними Ваших сотрудников, и Вы получите солидный запас времени, которое Вы потратите на действительно важные мероприятия, которые приведут Вас к намеченной цели.