Технологии эффективной работы. 9 ключевых навыков самоорганизации - Джулия Моргенстерн Страница 41

РАЗБАВЬТЕ СВОЕ ЧЕРНО-БЕЛОЕ МЫШЛЕНИЕ НЕБОЛЬШИМ КОЛИЧЕСТВОМ СЕРОГО

Откладывать работу — значит ничего не делать. А ничегонеделание оказывает сильное влияние. Ваши действия или бездействие серьезно воздействуют на окружающих вас людей. То, что вы откладываете задание, затрудняет работу других сотрудников. Их задачи могут быть заблокированы, а качество вашей работы, сделанной в последнюю минуту, может пострадать. Если вы ждете последнего момента, чтобы начать проект, а потом в пять часов вечера идете к коллеге с просьбой о помощи, вам могут и отказать.

При постоянных отсрочках проверьте себя в течение пары недель, заведя журнал. Вы обычно откладываете всю работу или только какие-то задания? Некоторые люди откладывают большие проекты, а другие, наоборот, — небольшие, скучные или раздражающие.

Когда вы откладываете работу, вы вредите самому себе (другими словами, дело определенно в вас), что очень близко к высокой требовательности к себе. Это приводит к тому, что вы выжидаете, начинаете или заканчиваете работу, скорее исходя из беспокойства, чем из логики.

Один из лучших способов борьбы с отсрочками — определить причину ваших колебаний сразу, как только вы почувствовали сомнения. Разобравшись, вы сможете найти верное решение.

• Задача слишком большая. Очень часто нас пугает размер и масштаб задачи. Вы не знаете, с чего начинать, или у вас создается впечатление, что даже если вы все-таки начнете, то у вас вряд ли что-то получится, поэтому зачем тогда беспокоиться?

• Ваше беспокойство — это страх перед необходимостью принимать решение. Некоторые задачи в вашем списке пугают вас из-за рискованных, требующих определенного мужества проблем. Возможно, вы боитесь наделать ошибок или сомневаетесь в своих способностях справиться с работой.

• Боитесь того, что последует за выполнением работы. Иногда мы откладываем работу, потому что последующие события заставляют нас беспокоиться. Нанять нового работника — означает перемены и риск. Завершить служебную записку о новой кадровой политике — значит встретиться с раздражением масс.

• Мы лучше работаем под давлением. Некоторые люди преуспевают только при приливе адреналина, который вызывает отсрочка работы. Им нравится чувство волнения, какого-то риска, ощущение победы при спасении себя от катастрофы. Другие люди лучше работают под давлением, потому что оно ослабляет беспокойство при выполнении задачи. Именно здесь отсрочка сталкивается с высокой требовательностью к себе. Очень часто люди с излишней требовательностью к себе оставляют дела на последнюю минуту, потому что это снимает их с крючка. Подсознательно они чувствуют, что их работа далека от совершенства, и находят для себя оправдание в том, что это не является отражением их способностей, просто у них было недостаточно времени.

Использовать подход «все или ничего» к любому проекту неразумно. Для того чтобы быть совершенным, нужно уметь продумывать детали. Умение думать, применяя не только черно-белые цвета, но еще и оттенки серого, снимает с вас давление. В свою очередь, это помогает вам избавиться от отсрочек и двигаться вперед.

• Поделите задачу на более мелкие части. Речь идет не о том, чтобы сделать «все или ничего». Перестаньте постоянно откладывать трудные задачи на другой день, лучше разделите большую задачу на более мелкие, которые можно сделать за тридцать-сорок минут. Набросайте черновик служебной записки в один день, конкретизируйте введение на следующий день, основу напишите в третий день, а окончательно отредактируйте на четвертый день. Марк Твен однажды сказал: «Секрет движения вперед в том, чтобы начать движение».

• Маневрируйте. Иногда, оказывается, трудно начать проект с самого начала. Что если вы начнете его со второго или третьего шага, чего-нибудь менее угрожающего? Скажем, вам надо написать письмо. Вступительная часть может показаться трудной. Если вы сбиты с толку, попробуйте начать сразу с основы письма, наметив четыре главные темы, которые вы хотите осветить. Справьтесь с этим, тогда, возможно, и вступительная часть пойдет легче.

• Создайте сначала быстро черновую версию. В бестселлере Анны Ламонт «Птица за птицей» есть глава под названием «Эти чертовы черновые наброски». Здесь вы найдете самые замечательные советы для любителей откладывать работу на потом. Если вам трудно справиться с первым параграфом, ослабьте свои требования и напишите все, что придет в голову, чтобы получить набросок. Нет сомнений, он может получиться ужасно. Позвольте ему быть позорным. Начните это делать заранее (что противоречит вашей тенденции откладывать работу на последнюю минуту). Как только вы что-нибудь напишете на бумаге, возникнет облегчение от того, что вы, по крайней мере, хоть что-то сделали и можно начинать корректировать, имея в запасе время.

• Думайте о результате. Что самое главное вы хотите выиграть от окончания работы? Если это финансовый интерес, подумайте, что вы купите на полученные деньги. Мешкая с годовым отчетом, подумайте о специальной премии, которую вам, может быть, дадут. Если вы не отрываете глаз от определенной задачи и мечтаете об успехе и радости, которую вам принесет завершение проекта, вы сможете себя заставить двигаться вперед.

• Установите лимиты времени для трудных задач. Выделение слишком большого или недостаточного количества времени тоже может заставить вас отложить задачу. Вы выделяете час, чтобы написать отчет о расходах? Уменьшите свои мучения и сократите время до тридцати минут, напишите, сколько сможете. Планируете написать письмо клиенту за тридцать минут, но никак не можете начать? Попробуйте выделить для письма час и посмотрите, удастся ли этот трюк. Таким же образом работайте над своей потребностью в давлении, сокращая сроки, намеченные для завершения работы. Если на какую-то задачу выделено две недели, кровь из носа, сделайте ее к пятнице. Если вы должны справиться с заданием за три дня, закончите его сегодня.

• Выбирайте самое лучшее для вас время дня. Планируйте дела, которые вы имеете тенденцию откладывать, на время, на которое приходится ваш пик энергии. Посвятите по крайней мере тридцать минут на то, чтобы избавиться от этих задач; таким образом, весь оставшийся день будет наградой. За помощью в построении ваших способностей к концентрации обратитесь к навыку 4.

И наконец, если вы откладываете работу из страха, попробуйте пофантазировать о самом плохом сценарии. Потратьте пять минут, чтобы понять, чего именно вы боитесь. Позвольте себе придумать самый плохой исход и найдите в этом смешные стороны. Какая самая плохая вещь может случиться? На этом ли основываются ваши страхи?

Совет специалиста

Анита Ригтио, автор и иллюстратор детских книг, пользуется обычным кухонным таймером или секундомером, чтобы помочь себе удержаться от отсрочек. Когда у нее возникают проблемы с началом работы, она ставит таймер на двадцать минут и помещает его рядом с компьютером или около чертежного стола. В следующие двадцать минут она заставляет себя сосредоточиться на работе. К тому времени, когда зазвенит звонок, она обычно уже втянулась в работу и может продолжать писать. Если и после двадцати минут у нее возникают затруднения, ей приходится дать себе еще два шанса (чтобы получился час). Может быть, подобная стратегия поможет и вам?