Бизнесхак на каждый день. Экономьте время, деньги и силы - Ренат Шагабутдинов Страница 41

В разделе «Презентация» можно поменять текст подтверждения, который появится после заполнения формы, а также активировать демонстрацию хода выполнения. Кроме того, вопросы можно перемешать (если они не должны идти в строгой последовательности). Третий пункт в этом разделе актуален только в том случае, если до этого на вкладке «Общие» вы разрешили одному участнику заполнять форму несколько раз:

Если вы проводите тестирование, а не опрос – вам в третий раздел настроек. Активируйте тест и укажите, какие итоги тестирования будут доступны участнику (см. скриншот ниже).

Когда вопросы, настройки и оформление будут готовы, форму можно отправлять.

Для этого нажмите на кнопку «Отправить» и выберите из следующих вариантов:

• электронная почта – форма придет на e-mail адресату; можно указать тему письма и добавить текст сообщения;

• по ссылке – самый удобный вариант, если нужно отправить форму сразу многим участникам. Кроме того, Google позволяет задать короткий URL для формы, он выглядит аккуратнее;

• HTML-код для публикации;

• социальные сети.

После того как респонденты ответят на вопросы, вы сможете просматривать сводку ответов прямо в Google Формах – для этого перейдите в раздел «Ответы».

Все ответы также можно просмотреть в Google Таблицах, нажав на соответствующую иконку.

А в таблице вы уже сможете обрабатывать и анализировать ответы так, как вам удобно – с помощью функций, диаграмм, сводных таблиц и других инструментов. Это уже отдельная и большая тема. Если хотите узнать больше о Google Таблицах – загляните в следующее приложение.

Приложение 2 Самые полезные функции и бизнесхаки для работы в Google Таблицах

Google Docs – это веб-версия приложений MS Office.

Основное преимущество Google Docs – возможность совместной работы в режиме онлайн, просмотра изменений, сделанных каждым участником, и автоматического сохранения актуальной версии.

Особенно полезны для работы с данными Google Spreadsheets, или Google Таблицы – аналог приложения Excel.

Они могут пригодиться вам в следующих целях:

• для совместного планирования отпуска с друзьями и расчета бюджета;

• ведения реестров с вашими клиентами/заказами/поставщиками и т. д., которые заполняются несколькими людьми параллельно;

• онлайн-координации любых совместных действий.

В этом приложении мы поделимся несколькими простыми, но очень полезными функциями, которые помогут вам сохранить немало времени.

Все данные в примерах вымышлены.

Как сделать документ Google Таблиц быстрее и «легче»

• Удалить неиспользуемые строки на каждой вкладке (по умолчанию создается тысяча строк – если у вас на вкладке сейчас используется 200, удалите лишние 800, а при необходимости добавите нужное количество) и столбцы (аналогично).

• Оптимизировать количество вкладок (если есть несколько вкладок с маленькими таблицами или списками – попробуйте объединить их в одну).

• Если есть формулы поиска данных (ВПР/VLOOKUP, ИНДЕКС/INDEX, ПОИСКПОЗ/MATCH и другие), сохранить часть формул как значения (если не нужно будет эти значения обновлять). Например, если у вас подтягиваются данные за много месяцев с помощью VLOOKUP – оставляйте текущий месяц формулами, а остальные данные сохраняйте как значения.

• Не заливать строки/столбцы цветом целиком (и вообще стараться избегать излишнего форматирования).

• Проверить, нет ли условного форматирования на (излишне) большом диапазоне ячеек.

• Не ставить фильтр на все столбцы.

• Очистить примечания, если их много и они не нужны.

• Посмотреть, нет ли проверки данных на большом диапазоне ячеек.

Наглядное представление для длинных списков и таблиц (чередующиеся строки)

Если в вашей таблице десятки и сотни строк («Операции», «Сотрудники», «Клиенты», «Продукты», «Сделки» и т. д.) и несколько столбцов – вам будет непросто сравнивать соседние строки, они станут сливаться. Выход – чередующаяся заливка строк, которую можно сделать как в Excel с помощью встроенного инструмента (Главная → Форматировать как таблицу), так и в Google Таблицах (Формат → Чередование цветов):

Как выделить уникальные элементы из списка в Google Таблицах?

Дано: список с текстовыми значениями в Google Таблице.

Задача – получить список, содержащий только уникальные значения из исходного.

Для этого нужна функция UNIQUE, единственный аргумент которой – исходный список.

Если ваша задача – только вычислить количество уникальных элементов в списке, понадобится функция COUNTUNIQUE. Она работает аналогично, но возвращает лишь количество уникальных элементов.

Но что если исходный список будет со временем меняться (то есть к нему станут добавляться новые строки)? Не менять же формулу каждый раз. Чтобы функция UNIQUE автоматически обновляла список уникальных элементов при обновлении исходного списка (а COUNTUNIQUE, соответственно, обновляла количество), в качестве аргумента укажите не диапазон A2:A14, а диапазон A2:A.

Ставим ссылки автоматически: Функция Hyperlink (гиперссылка)

Функция HYPERLINK (ГИПЕРССЫЛКА) возвращает ссылку на страницу в сети. Ее первый аргумент – собственно ссылка (записывается в кавычках), второй – текст, который будет отображаться в ячейке (тоже в кавычках):