Работай легко. Индивидуальный подход к повышению продуктивности - Карсон Тейт Страница 44

Конечно, миссис Лич никогда не слышала о существовании электронной почты. Но ее мудрые наставления вполне применимы и в современном мире цифровых технологий. Только формат посланий немного изменился. Сегодня строка темы электронного письма и есть ваше тематическое предложение. От того, насколько четко и ясно она сформулирована, зависит, насколько эффективно вы будете коммуницировать. Если тема понятна, то и качество самих писем, и скорость отклика на них будут выше.

Поэтому, пожалуйста, никогда не позволяйте себе нажимать кнопку «Отправить», если в строке «Тема» вашего письма значится что-нибудь типа «Re: Re:», «Fwd: Fwd:» или какая-то другая ничего не значащая фраза, относящаяся к более ранней переписке. Тема или цель таких писем останется неясной, и вашему адресату придется тратить драгоценные минуты на попытки расшифровать, отсортировать и приоритизировать входящие послания, в процессе чего ваше важное сообщение может затеряться и о нем так больше и не вспомнят.

Убедитесь, что тема вашего электронного письма отражает непосредственный предмет коммуникации, ее цель или желаемый результат. Отвечая на полученное ранее письмо, можете в случае необходимости изменить его тему, чтобы оно стало более понятным и адекватным текущему моменту. Или подумайте об использовании в теме сообщения одного из следующих стандартных выражений:

• Требует принятия мер: ДАТА;

• К сведению: третий параграф, на который ссылался клиент Х;

• Уточнение: ТЕМА;

• Ответить до: ДАТА;

• Не требует ответа;

• Конец сообщения.

В некоторых случаях последний вариант – «Конец сообщения» (или английская аббревиатура EOM) – бывает особенно уместен, например, когда нужно передать очень короткое сообщение. В такой ситуации вы можете вставить его все целиком в строку темы письма и добавить после точки: «Конец сообщения». (Например: «Заседание по вопросам маркетинга переносится на 14 часов вторника. Конец сообщения».) Тогда получателю не придется открывать письмо, и вы сэкономите ему драгоценные минуты.

Когда передовой опыт грамотного заполнения строки «Тема» в электронных письмах распространяется по всей организации, получается значительная суммарная экономия времени и сил. Несколько месяцев назад именно из-за проблем, связанных с огромными объемами входящей корреспонденции, ко мне обратились руководители группы сбыта одной крупной компании по производству потребительских товаров. Я предложила им применить стратегию согласования и стандартизации тем электронных сообщений, что позволило бы сотрудникам быстрее приоритизировать входящие послания и эффективнее использовать свое время. Через три месяца после введения в практику этой рекомендации торговые представители компании стали экономить на административных вопросах по несколько часов в неделю, а скорость отклика на письма клиентов повысилась на 20 процентов.

Перестаньте относиться с пренебрежением к строке темы в электронных письмах и увидите, как взлетит ваша продуктивность.

Свойственный Эмили стиль продуктивности препятствовал эффективному ведению электронной переписки и в еще одном аспекте: как визуализатор, моя клиентка никак не могла проявить необходимую решительность для «списания» электронных сообщений в архив. «С глаз долой – из сердца вон», – гласит пословица. И Эмили боялась, что если письма перестанут каждый раз попадаться ей на глаза, то она забудет о них. А если забудет о них, то может забыть и о людях, их приславших, или о проектах, которых они касались.

Вместе с тем моя клиентка понимала, что не способна эффективно выполнять свою работу и своевременно отвечать на новые письма при наличии в почтовом ящике более 13 тысяч сообщений.

Проблема описывалась следующим образом: технически обусловленная сверхзанятость, приводящая к колоссальным потерям времени, расходуемого на прокрутку старых, не относящихся к делу писем в поисках одного нужного. Решение: сделать так, чтобы способ обработки электронной корреспонденции работал на клиента и его стиль продуктивности.

Давайте присмотримся к различным стилям продуктивности и подумаем, как разнообразные имейл-стратегии и инструменты можно адаптировать к специфике стиля мышления, характерного для людей того или иного типа.

Действуйте проще:

ОТТОЧИТЕ СВОЕ МАСТЕРСТВО В НАПИСАНИИ ЭЛЕКТРОННЫХ ПИСЕМ

Если вы приоритетчик

Как вы помните, приоритетчики склонны мыслить логически, аналитически, исходя из фактов и оценивая их реалистично и критически. Так что если вы – приоритетчик, используйте в работе с электронной почтой стратегии, которые можно охарактеризовать как логичные и линейные. Стратегии, позволяющие легко собирать необходимые факты и быстро принимать решения. Вот некоторые конкретные рекомендации.

Создайте и используйте правила для приоритизации входящих сообщений.

Все популярные программы для работы с электронной почтой – Outlook, Outlook для Mac, Lotus Notes и Gmail – имеют «мастера настройки правил» или другую подобную функцию, с помощью которой можно легко устанавливать собственные правила для электронной почты и управлять ее потоком. Такая функция – просто находка для приоритетчиков. На самом деле трудно было бы придумать для них более удачный инструмент приоритизации входящих посланий.

Посмотрим, как работают эти правила. Итак, когда вам отправляют электронное сообщение, оно сначала приходит на сервер, предоставляющий вам услугу хостинга, а уже оттуда перенаправляется в ваш ящик входящей почты. По мере поступления письма фильтруются и сортируются в соответствии с установленными правилами. Прелесть состоит в том, что, используя мастера настройки, вы можете разработать собственные правила, строго отвечающие вашим конкретным приоритетам и предпочтениям. Например, вы можете создать правило об автоматическом перемещении всех отраслевых новостных рассылок в определенную папку. Или правило о пересылке всех квитанций о покупках в интернет-магазинах в другую папку. Вы также можете автоматически пересылать на определенный адрес или удалять все сообщения, которые приходят вам во время отпуска. А еще можете создать правило об автоматическом отслеживании всех ваших необработанных или ожидающих ответа запросов. Разрабатывая и применяя такие правила, вы на практике немедленно приводите в исполнение свои решения о расстановке приоритетов, то есть определяете, какие сообщения читать в первую очередь, какие – позже, а остальное за вас делают современные технологии.

Если вы не знаете, какие именно правила стоит создать, выделите немного времени на изучение содержимого ящика входящей почты. Какие паттерны вы в нем замечаете? Какие сообщения получаете ежедневно, еженедельно или ежемесячно? Какую информацию вам хотелось бы видеть сразу по ее приходе? Как автоматизировать часть вашей работы по сортировке писем, их архивации и составлению ответов на них, чтобы высвободить немного времени на выполнение более важных задач? Задавая себе вопросы такого типа и отвечая на них, вы сможете определить, введение каких правил вам необходимо.