Технологии эффективной работы. 9 ключевых навыков самоорганизации - Джулия Моргенстерн Страница 45

• Организаторы: Поинтересуйтесь регламентом собрания. Время, проведенное на собрании, отрывает людей от работы над очень важными задачами. Если кто-то согласился с вами встретиться, сочтите это за честь и уважайте время этого человека. Ограничьте вашу встречу тридцатью минутами. Вы удивитесь, сколько можно сделать за этот короткий отрезок времени.

• Участники: Выскажите пожелание, чтобы собрание было коротким. На небольших собраниях предложите, чтобы темы освещались в более сжатых временных рамках. Для больших собраний спросите, можно ли вам посещать только те из них, которые касаются вашей работы. Объясните, что именно тогда, когда будет проходить собрание, вам необходимо выполнять другую задачу.

• Организаторы: Контроль опозданий. Выбирайте необычное время для начала собрания, например 27 или 41 минута второго. Люди, как ни странно, реже склонны опаздывать на собрание, если оно начинается в 11:27, чем на то, которое начинается в 11:30. Назначьте человека, который будет хранителем времени. И иногда поручайте эту роль кому-то другому из участников. На них ложится ответственность за то, чтобы собрание не заняло больше запланированного времени; они заинтересованы в хорошей работе, потому что на следующем собрании могут оказаться по другую сторону часов.

• Участники: Возьмите контроль времени на себя. Сообщите участникам, что вы берете на себя эту обязанность. Ведущему собрания, возможно, неудобно прерывать людей по политическим мотивам или потому, что это не его стиль работы. Ну, а коль уж вы взяли на себя эту обязанность, следите за соблюдением регламента.

• Организаторы: Готовьте четную повестку дня для каждого собрания, ограниченную тремя темами. Большее количество утомительно и обещает, что собрание займет больше времени, чем запланировано. Объявите цель собрания, очень четко сформулируйте, что именно должно быть решено. Знание цепи собрания будет поддерживать людей в активном состоянии, но в то же время не позволит сворачивать на другую тему, где еще нет ответов.

• Участники: Заранее поинтересуйтесь повесткой дня собрания (даже если на нем будете присутствовать только вы и еще один человек). Заранее известная повестка дня поможет сконцентрироваться и вам, и человеку, попросившему о встрече.

• Организаторы: Проводите некоторые собрания стоя. Вас удивит, сколько удастся сделать.

• Участники: Предложите провести собрание в чьем-то другом кабинете. Гораздо легче извиниться и уйти работать, чем выпроваживать людей из своего кабинета.

Независимо от ваших стараний собрания все равно сбиваются с курса. Такова уж природа человека. Но вместо того чтобы беспомощно ждать полного краха, мы всегда можем предпринять усилия, чтобы вернуть собрание в нужное русло.

• Ошибки в организации собраний: Отступления от темы собрания.

• Организаторы: Поручите кому-нибудь записывать побочные темы а блокнот, называемый «отложенные темы», чтобы обратиться к ним в свое время. Здесь у вас будут зафиксированы важные вопросы или темы, которых не было в повестке дня, но они заслуживают рассмотрения в другое время и в другом месте.

• Участники: Придерживайтесь восстановительного пути. Когда кто-то уходит от темы, а организатор собрания этого не замечает, задайте вопрос: «Разве мы собрались, чтобы обсуждать эту тему?» Или: «Это очень важный вопрос, почему бы не запланировать отдельное собрание на эту тему?», «Мы ушли от темы, пусть запишут этот вопрос в блокнот», «Мне кажется, что подобные темы лучше рассматривать во время встреч один на один».

• Ошибки в организации собраний: Приходится иметь дело с опозданиями и невоспитанностью.

• Организаторы: Всегда начинайте вовремя, независимо от того, все ли собрались. И не останавливайтесь, чтобы сообщить опоздавшим, что они пропустили. В следующий раз эти люди побеспокоятся о том, чтобы прийти вовремя.

Запретите пользоваться беспроводными средствами связи и сотовыми телефонами во время собрания. Они отнимают время и отвлекают от темы собрания.

• Участники: Будьте готовы. Если определенные собрания всегда начинаются с опозданием, принесите с собой работу, чтобы заняться ею, пока вы ждете, или договоритесь с коллегой заранее, что до начала собрания обсудите с ним другой проект. Превращайте время в капитал вместо того, чтобы чувствовать, что вы тратите его впустую.

• Ошибки в организации собраний: К концу собрания не принято решение.

• Организаторы: Оставляйте пятнадцать минут для того, чтобы сделать выводы. Подведите итоги, даже если не все было решено, как вы надеялись. Если потребуется еще одно собрание, прямо на месте выберите дату его проведения. Все вместе придите к соглашению — кто и что сделает и когда. Установите предельные сроки и убедитесь, что секретарь или вы сами зафиксировали эти действия. Никому не позволяйте отвертеться со словами: «Я дам вам знать». Если вам не могут сразу назвать дату проведения собрания, установите срок, когда им надо будет к вам подойти. Не поддавайтесь искушению решить эти вопросы позже. Как только присутствующие разойдутся, с ними вместе уйдет надежда на определенность.

• Участники: Наблюдайте, наблюдайте и наблюдайте. Если ведущий не справляется с порядком, возьмите инициативу в свои руки и спросите: «Что у нас дальше по плану?» Сами наблюдайте за ведением собрания. Если вы успеете после собрания сделать еще один звонок или послать короткое сообщение по электронной почте, у вас возникнет ощущение, что вам удалось сделать все, что нужно (хотя это и не вытекало из самого собрания}, и вы не были обмануты важностью задачи или проекта, рассматриваемого на собрании.

Чтобы преодолеть помехи, необходимо их сначала осознать, а затем применить уже отработанные методики. Но помните, как бы вы ни были настойчивы, вам никогда не удастся полностью избавиться от помех. В ваших силах их контролировать, опознавая и борясь с вашими внутренними демонами.

Не будьте к себе слишком строги, знайте, что вы не можете не делать ошибок, как и всякий другой человек, и они обязательно будут случаться. Время от времени перечитывайте эту главу, чтобы пройти повторный курс борьбы с помехами или овладеть новыми методами, если они вам потребуются. Цель состоит в том, чтобы их предотвратить, но если уж вы попали в западню, всегда найдется способ оттуда выбраться.

Навык 5. Контролируйте незапланированные перерывы в работе.

Как использовать навык?

Какие из стратегий «прими к сведению и двигайся дальше» вы планируете использовать?

• Освободите хранилище.

• Выборочно использовать требовательность к себе.