Технологии эффективной работы. 9 ключевых навыков самоорганизации - Джулия Моргенстерн Страница 49

НАВЕДИТЕ ПОРЯДОК В ПОРТФЕЛЕ

Переполненные, как попало уложенные портфели становятся источником головной боли, когда вы вынуждены везде таскать их с собой, и смущения, когда вы во время встречи перекапываете в них все и не можете найти того, что вам нужно. Когда в вашем портфеле все правильно уложено и заполнен он только необходимыми для работы вещами, вы чувствуете, что ситуация у вас под контролем, вы хозяин своего времени и на встрече с клиентом полны уверенности в себе. Портфель — это миниатюрное отражение вашего кабинета. Начав с наведения порядка в портфеле, вы получите прилив вдохновения, чтобы заняться другими зонами беспорядка, скажем, рабочим столом и архивами.

Разделите содержимое своего портфеля на два типа — постоянное (калькулятор, визитные карточки, ручки, очки) и временное (документы, справочный материал и те бумаги, которые вы переносите из одного места в другое). Выделите в портфеле отделение для каждого предмета. Например, первое отделение для средств общения и вашего органайзера, среднее — для временных документов, а внутренний карман — для личных предметов и денег.

Ограничьте содержимое своего портфеля.

Будьте практичны.

Никогда не берите проект домой или в деловую поездку, если не планируете выделить специальное время для работы над ним. Просмотрите рекомендации к навыку 4, как правильно спланировать время, чтобы в срок выполнить работу. Установите для себя лимиты веса — никаких книг в тяжелых переплетах и папок с документами толще одного дюйма в дорогу не брать.

Ежедневно проверяйте свой портфель, вынимайте старые документы, дорожные принадлежности, лишние ручки и карандаши, визитные карточки, которые собрались во время деловой поездки. Наведя порядок в портфеле, вы ощутите легкость, уверенность и, возможно, у вас появится непреодолимое желание заняться своим кабинетом.

ОРГАНИЗУЙТЕ ПРОСТРАНСТВО НА РАБОЧЕМ СТОЛЕ

Если меры, описанные выше, не помогли вам быстро отыскивать необходимые вещи, давайте копнем глубже. Заваленный стол — одна из самых наглядных и раздражающих проблем на рабочем месте. Не хватает места для работы, трудно сконцентрироваться, кроме того, он производит неблагоприятное впечатление на сослуживцев, клиентов и руководство. Если ваши коллеги кладут документы на стул, чтобы вы не потеряли их, знайте, у вас серьезные проблемы с организацией рабочего места. Наведение порядка на столе — самый быстрый способ вернуть контроль над обстановкой в кабинете — часто обеспечивает вас временем для усовершенствования систем, требующих вашего внимания, и возможностями избавиться от некоторых вещей.

Археологические раскопки на некоторых столах обнаруживают залежи неразобранной почты, незаконченных проектов, перечней вопросов, которые надо обсудить с другими, документов, которые забыли положить на место, оставленных коллегами кофейных чашек. Если все эти вещи собрать вместе, неразбериха создаст определенные трудности для понимания, на каком вы свете находитесь с любым из своих проектов. Сначала разделите проекты на новые и старые. Обычно соотношение бывает такое: материалы, с которыми надо работать, 1:3, а документы, которые надо положить на место или отнести куда-нибудь, когда будет время, — 2:3.

Избавьтесь от провоцирующей беспокойство неопределенности, разделив каждое пространство на три визуальные зоны, отражающие прохождение документов через ваш стол: «входящие», «в работе» и «исходящие».

Эти три зоны создадут отчетливую наглядную картину того, как проекты и другие документы проходят через ваш стол. Убедитесь, что зона «входящих» документов находится близко от двери или на углу вашего стола для облегчения доступа всем заинтересованным лицам. Рабочая зона должна располагаться в середине рабочего пространства, занимая большую часть стола и место для хранения внутри. «Исходящую» зону лучше расположить на противоположной от «входящей» стороне кабинета, или на книжном шкафу, или на картотечном устройстве за вашим столом (см. рис. 6.1).

Рис. 6.1

Таким образом следует размещать зоны. А теперь о том, как содержать их в порядке.

ЗОНА «ВХОДЯЩАЯ»

Содержит только новые материалы, включая почту, рукописи, проекты и заявки, которые вы еще не читали и с которыми не имели дела.

• Желательно иметь один или несколько ящиков для входящей почты, разделив материал на большие категории. (Например, если у вас два помощника, заведите два ящика, подписав один «От Питера», а другой «От Эдди».) Разделение «входящих» материалов сэкономит время, потраченное на копание в стопках. Короче говоря, чем больше стопка новой информации, получаемой вами ежедневно, тем больше вам поможет разделение на категории.

РАБОЧАЯ ЗОНА

Здесь должны содержаться материалы, над которыми вы сейчас работаете, включая все документы, необходимые для решения задачи. Сюда могут входить проектная документация, справочная литература, календарь, телефон, контракты, ручки, карандаши и скрепки. Все, что вам необходимо для работы, должно быть под рукой. Если вы встаете из-за стола за каждой мелочью, то за день теряется очень много времени.

Горячий совет

Не позволяйте лишним документам неопределенное время оставаться в вашем кабинете.

Одна моя клиентка постоянно называла ящик для входящих материалов «адской бездной». У нее никогда не находилось времени, чтобы просмотреть каждый документ, поэтому там была постоянная смесь из новых и старых документов, бумажный ералаш. Когда она наконец добралась до ящика, чтобы немного расчистить пространство, она потратила на это половину рабочего дня.

Чистите входящую зону через регулярные промежутки времени: несколько раз в день или в неделю, все зависит от вашей работы и количества входящего материала. Это занятие требует терпения. Обратите внимание, сколько времени у вас занимает процесс наведения порядка, и внесите его в свое регулярное расписание. Очень важно, чтобы вы, разбирая новый материал, были решительны и сразу продвигали документы дальше. Не помещайте материалы обратно после того, как вы их посмотрели. Не откладывайте опять работу с ними. Как только вы увидели новый документ, переходите к следующему действию — переводите его в рабочую зону и займитесь им.

• Отличайте временные материалы от постоянных. Временные материалы — это документы, которые поступают, требуют немедленной реакции и потом почти сразу же покидают ваш кабинет и передаются кому-то еще (на подпись, на утверждение, рукописи для получения рецензии и т. д.). Поэтому временные документы лучше хранить на столе. Постоянные материалы — это повседневные проекты, темы, документы по клиентуре, с которыми вы постоянно работаете, они являются частью ваших основных обязанностей. Лучше их хранить в ящиках стола или в картотечном шкафу на расстоянии вытянутой руки от вашего стула, чтобы уменьшить загромождение поверхности стола (хотя для некоторых людей стопки документов на столе в пределах рабочей зоны повышают эффективность труда).