Управление временем - Кейт Кинан Страница 6

В поисках необходимого

При наличии налаженной системы поиска необходимых бумаг, найти необходимый документ можно достаточно быстро и легко. Если же ваша система далека от совершенства или ее не существует вовсе, стоит все-таки затратить время на ее разработку.

Во-первых, она должна быть простой. Зачем лишний раз усложнять себе жизнь? Сложная система с перекрестными ссылками редко помогает быстро находить нужное, скорее, наоборот, – отнимает больше времени для ее создания и поддержания. Выберите систему, удовлетворяющую всем вашим требованиям. Убедитесь, что она работает хорошо, а вы, благодаря ее функционированию, оперативно можете найти все необходимое. Вот некоторые простые предметы системы поиска, помогающие быстро находить нужные бумаги:

• папки для главных проектов с яркими надписями;

• лоток «Срочное» для шести ежедневных задач;

• небольшие карманные блокноты, разделенные по темам и размещенные в алфавитном порядке;

• папка-гармошка для хранения документов в хронологическом порядке;

• набор каталожных карточек для занесения полной информации о клиентах, расположенных либо в хронологическом порядке, либо по виду продукции;

• набор конвертов для квитанций с пометкой для каждого месяца;

• яркая папка или коробка с ярлыком « V.I.P.», куда заносится самая важная информация. Такая папка непременно должна быть яркой, чтобы вы никогда не теряли ее из виду.

Для эффективного использования времени важно точно знать, где хранятся те или иные документы. Обязательно убедитесь в том, что информация попала именно в нужную папку. Это может показаться само собой разумеющимся, но частое использование таких простых приемов приносит большую пользу управлению временем, чем все персональные системы организации и самые лучшие наглядные пособия в мире.

Опоздания – всеобщая проблема. Если у вас нет времени действовать по правилам, прибегните к чрезвычайным мерам.

• Вместо отправки письма в ответ на входящее сообщение изложите свою информацию на оригинале, сделайте ксерокопию и верните отправителю. (Адресат получит своевременный, хотя и не очень красиво оформленный ответ. Но это все же лучше, чем не отреагировать вовсе или ответить с опозданием).

• Для небольшого послания используйте вместо письма «благодарственные записочки» или почтовые открытки.

• Пользуйтесь мусорной корзиной. Не тратьте время на хранение ненужных вещей. Если есть сомнения, заведите папку с названием «На всякий случай» и регулярно ее очищайте.

• Установите трехминутный таймер на телефонные звонки. Это особенно полезно, если собеседник любит поболтать. Звук сигнала в определенное время ясно даст понять, что разговор подходит к концу.

Многие вещи могут помешать эффективному управлению временем. Поэтому очень важно убедиться, что причиной тому стал не недостаток личной организованности.

Следите за порядком, постоянно поддерживайте его. Это облегчит быстрый поиск предметов и не допустит пустой траты времени на попытки найти какую-то вещь в самом неожиданном месте.

Используйте тактику «скорой помощи». Мгновенная реакция на события обеспечит вам своевременное завершение дел даже в период аврала.

Помните, что умение организовать себя – это основа успешного управления временем.

Проанализируйте, как у вас обстоят дела с самоорганизацией, и дайте ответы на следующие вопросы:

▲ «Кочуют» ли отдельные пункты из плана в план на протяжении нескольких дней?

▲ Не забываете ли вы выполнить какое-то задание из-за того, что забыли его записать?

▲ Часто ли вы теряете важные записи, письма и документы?

▲ Не забываете ли вы о назначенных встречах? Всегда ли помните о всех текущих делах?

▲ Приходится ли вам по несколько раз возвращаться к изучению одного и того же документа?

▲ Сложно ли вам найти нужное, когда вы торопитесь?

▲ Не пытаетесь ли вы делать слишком много дел одновременно?

• составлять перечень того, что необходимо сделать;

• работать с одним документом не больше одного раза;

• отправлять в мусорную корзину ненужные бумаги;

• научиться находить нужные предметы в течение нескольких секунд, а не минут;

• разработать эффективную систему поиска нужных вещей;

• записывать все происходящие события;

• использовать необычные способы решения неожиданно возникших проблем;

• выработать уверенность в том, что события находятся под вашим контролем;

• всегда раскладывать вещи по своим местам.

Бизнес невозможен без общения с клиентами и партнерами. Но именно это общение и забирает большую часть времени. Эффективность работы с людьми говорит о вашем умении управлять своим временем.

У очень занятых людей на все вопросы возникает желание ответить: «Я лучше сделаю это сам, но буду знать, что задание будет выполнено в срок надлежащим образом».

Такой подход срабатывает в случае неожиданного возникновения очень срочного дела. Но если не уделять внимания обучению персонала, то, в конце концов, можно попасть в замкнутый круг. Вы будете вынуждены взять на себя непосильную ответственность за выполнение работы, которая входит в обязанности других. Но поскольку никто, кроме вас, не сумеет выполнить такие задания, что-то изменить будет очень сложно. Обучение сотрудника какому-нибудь делу, отнимающему у вас час в неделю, займет в общей сложности два или три часа. Если же вы не сделаете этого, то к концу года наберется около 50 часов, потраченных напрасно.

Поручая выполнение задания другим, вы уменьшаете собственную загруженность. Однако в атмосфере «изворачивания и подстраивания», характерной для современного бизнеса, не так-то просто найти человека, которому можно доверить важное дело.

Многие считают поручения вынужденной передачей какого-либо дела, при которой можно надеяться только на добросовестность его исполнителя. Но если вы хотите быть уверенным в том, что задание будет выполнено корректно и вовремя, следуйте таким правилам.

• Останавливайте свой выбор на том сотруднике, у которого есть желание и способности справиться с заданием.

• Объясняйте исполнителю, какой вы хотите получить результат, а при необходимости предлагайте способы выполнения задания. Утвердите график сдачи отчетов о состоянии выполняемой работы.