Час тишины. И еще 34 инструмента, которые сохранят ваше время и энергию - Дэвид Хорсагер Страница 7

2.-Постарайтесь, чтобы в вашей почте не скапливалось более 10 входящих сообщений. Здесь нужно учесть два момента. Сортировка новых и старых сообщений занимает время. Однако вал входящих писем может захлестнуть вас. Не исключена потеря важной информации. Когда в папке «Входящие» у вас будет 10 или даже меньше сообщений, вы легко сможете посмотреть их. Четкость работы вашей электронной почты повысится.

Чтобы добиться такого результата, выберите день, чтобы привести все в порядок, а в дальнейшем при каждом открытии почты на компьютере работайте с каждым входящим сообщением следующим образом.

• Уничтожьте или архивируйте его. Если оно вам больше не нужно, удалите его.

• Ответьте. Зачастую на входящее сообщение необходим короткий формальный ответ. Если вы можете подготовить его в течение пары минут, то сделайте это.

• Поместите его в папку. Научитесь пользоваться папками и архивировать входящие сообщения, если сейчас они вам не нужны, но могут понадобиться в будущем.

• Помечайте их значком, если вам необходимо использовать их или внести в свой календарь. Если входящее сообщение предполагает ответ или другое действие, но вы еще не готовы к нему, используйте специальные значки в приложении. Они помогут найти сообщение, когда оно понадобится, но на какое-то время вы сможете просто выключить его из своей памяти.

3.-Используйте электронную почту только для обмена информацией. Она не приспособлена для эмоциональных посланий. Если вам необходимо пожурить или даже уволить кого-то, снимите трубку или встретьтесь с человеком лично. Даже поощрение лучше доводить до коллеги в письменном виде или в ходе личной встречи. Готовясь отправить электронное письмо, сделайте паузу и подумайте: «А это действительно лучший способ связи?»

Недавнее исследование, проведенное учеными из Лондонского университета, показало, что при постоянных разговорах по телефону, отправке электронных сообщений и СМС коэффициент интеллекта (IQ) падает на 10 процентов. Это все равно что не спать всю ночь.

Недостаточно быть просто занятым. Вопрос в том: чем вы заняты [15].

Как и электронная почта, телефон – замечательное техническое средство для быстрой связи с абонентом, если пользоваться им правильно. У всех в сутках 24 часа, поэтому не стоит тратить время попусту на долгие телефонные разговоры с торговыми агентами или обсуждение погоды со знакомыми.

Ниже показаны несколько действенных способов эффективного использования телефона.

• Планируйте свои разговоры. Перед тем как набрать номер, в течение нескольких секунд обдумайте, что вы хотите обсудить. Есть ли вопросы, требующие обсуждения или решения? Если да, то запишите их на стикере или листочке бумаги. Ведь может случиться так, что вам еще не раз придется вернуться к ним в ходе последующих разговоров.

• Говорите по существу. Если вы действительно хотите сократить время телефонных разговоров или говорить только по существу, купите небольшой кухонный таймер и поставьте его рядом с аппаратом. Каждый раз, когда вы пользуетесь телефоном, включайте таймер. Цифры заставят вас быстрее добираться в разговоре до сути. Помните, что телефонный разговор, по существу, показывает уважение к собеседникам. А людям нужны дружелюбие и уважение.

• Классифицируйте звонки знакомых по степени их важности. Не все, кто звонит вам, могут сказать что-то важное. Особенно когда вы работаете над сложным проектом. Воспитывайте в себе привычку договариваться о важных звонках.

• Оставляйте краткие и четкие сообщения на автоответчике. Никогда не оставляйте длинные голосовые сообщения. Несколько секунд обдумайте, что вы хотите передать, и только потом говорите четко и кратко. Обязательно указывайте, рассчитываете ли вы на ответный звонок, и обозначьте подходящее время для этого. Свой номер телефона произносите медленно и отчетливо. Лично я все лучше усваиваю эти навыки. И мне очень нравятся люди, которые владеют ими в совершенстве.

• Старайтесь не отвлекаться. По возможности на встречах и совещаниях выключайте мобильный телефон. По крайней мере не отвечайте на входящие звонки и не посылайте сообщений. Один мой знакомый потерял контракт на 500 млн долл., потому что ответил на входящий звонок во время важнейшей встречи за обедом в ресторане. Если бы все избегали создания в ходе совещаний и встреч отвлекающих или мешающих делу моментов, эти мероприятия длились бы вдвое меньше!

Согласно опросам, проведенным крупной американской корпорацией Staples (офисное оборудование, программы и т. д.), около половины офис-менеджеров мелких и средних компаний в США работают в свободное время; 49 процентов осуществляют деловые звонки и проверку входящих электронных сообщений, находясь за рулем; 18 процентов читают электронную почту в ванной.

Привычка и рутина невероятно эффективно помогают терять и рушить.

Длинные совещания, лишенные особого смысла, – самая распространенная проблема в любой отрасли экономики. Это одна из худших черт бизнеса, катастрофически снижающая продуктивность. Она приводит к большим потерям времени и ухудшает рабочий настрой. Вместо того чтобы трудиться, целые конференц-залы занятых людей просиживают долгие часы, зачастую без пользы.

Глупо предполагать, что мы можем обойтись без совещаний. Ведь именно синергия мыслей и идей разных людей обеспечивает успех большинству проектов. Но такие совещания и рабочие встречи необходимо проводить эффективно, иначе это пустая трата времени и сил.

Вот как сделать совещания короче и полезнее.

• Проводите меньше совещаний. Много их и не требуется. Вычеркивайте ненужные совещания из календаря.

• Задавайте правильную цель. Если вы ведете совещание, то с самого начала должны четко представлять себе, каких целей необходимо достичь. Чем яснее вы видите актуальную задачу, тем вероятнее будет успех.

• Сокращайте повестку совещаний. Замечено, что на совещания используется все отведенное на них время. Если вы определяете продолжительность совещания в один час, то, скорее всего, именно столько оно и продлится. Если же вы дадите понять присутствующим, что совещание не должно занять больше 15 минут, то высоки шансы, что его участникам удастся добраться до сути гораздо быстрее.