Организуй себя - Джон Каунт Страница 9

ПРАКТИКУМ ? СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ТОЧНОСТИ ПЛАНИРОВАНИЯ ВАШЕГО ВРЕМЕНИ

Если в вашу повседневную практику не входит оценка количества времени на выполнение стоящих перед вами задач, начните с проставления приблизительного количества времени напротив каждого пункта в вашем списке «Что надо сделать?». Начав этот процесс, постарайтесь в течение нескольких дней контролировать точность планирования вашего времени:

· Приблизительно определите количество времени для каждой задачи, стоящей в вашем списке «Что надо сделать?».

· По завершении задачи проставьте истинное время, потребовавшееся на ее выполнение, напротив приблизительного количества времени, определенного вами до начала выполнения задачи.

· В течение недели проводите сравнительный анализ различий между истинным временем и приблизительно определенным временем выполнения задачи.

· Определите, имеются ли какие-либо постоянные факторы недооценки или переоценки времени на выполнение тех или иных задач.

· Определите, имеются ли причины, которые вы можете рассматривать как факторы, приводящие к неточности в оценке времени на выполнение тех или иных задач.

· Определите, что вы можете предпринять для улучшения точности планирования времени.

Некоторый элемент отсрочки является как неизбежным, так и необходимым при жестком графике планирования рабочего времени, но, если это начинает входить в привычку, вы начинаете терять все больше и больше времени, так как привычка — «вторая натура». Вы теряете в эффективности, и сами себе создаете ненужные стрессы. Пользуясь отсрочкой, мы выдвигаем перед собой следующие оправдания:

· У меня нет полного объема информации, необходимого для того, чтобы я мог успешно справиться с данной задачей.

· В настоящий момент у меня недостаточно времени для того, чтобы с должным вниманием отнестись к выполнению данной задачи.

· Конечные сроки выполнения других задач наступают раньше, чем предельный срок выполнения данной задачи.

· Если я проигнорирую эту задачу, возможно, она исчезнет или разрешится сама по себе.

В то время как более важные задачи остаются невыполненными, мы с удовольствием принимаемся за выполнение более простых задач и задач, которые чисто внешне могут казаться нам более привлекательными. Но стресс, вызываемый таким выбором, зачастую оказывается более глубоким, чем стресс, сопутствующий выполнению этой «нелюбимой» задачи. Мы тратим время и энергию, коря себя за то, что та или иная задача не выполнена, в то время как при чуть большей решительности мы уже давно могли бы проставить галочки в списке «что надо сделать?», свидетельствующие об их выполнении. Каковы же причины, вызывающие отсрочку:

· опасение неудачи или совершения ошибок при выполнении задачи;

· кажущаяся ординарность задачи;

· неуверенность относительно того, как подступиться к выполнению той или иной задачи;

· беспокойство относительно возможных последствий ваших действий по выполнению той или иной задачи;

· чрезмерное стремление добиваться совершенства во всем — нежелание приниматься за выполнение задачи до тех пор, пока вы не уверены, что сможете выполнить ее на «отлично».

Откладывание выполнения задач на другой день — не единственная проблема. Таким же, если не худшим, недостатком является откладывание выполнения главной задачи, стоящей перед вами, путем поиска оправданий себе для выполнения в первую очередь более мелких по масштабам и значению задач. Этот недостаток ведет к огромным потерям во времени и бесполезной трате энергии. Вы можете преодолеть его путем совершенствования вашей внутренней дисциплины.

· Не кривите душой перед самим собой. Признание существования проблемы — первый шаг на пути ее преодоления.

· Идентифицируйте реальную причину, по которой вы откладываете выполнение определенной задачи.

· Определитесь относительно рутинных и сложных задач. Выделите этим задачам приоритетное место в вашем списке «Что надо сделать?».

· В вашем ежедневнике обязательно спланируйте время на выполнение «нелюбимых» вами задач.

· Занимаясь решением скучных задач, делайте короткие перерывы; но при решении сложных задач старайтесь не выходить за рамки выделенного интервала времени.

· Делайте заметки о частоте, с которой задачи, которых вы избегали, оказываются менее тяжелыми, чем они вам представлялись. Используйте эти заметки как справочный материал с тем, чтобы преодолевать беспокойство при решении таких задач в будущем.

· Старайтесь отдавать себе отчет в том, когда ресурсов, находящихся в вашем распоряжении, достаточно для хорошей работы. Не стремитесь к достижению чрезмерного совершенства при выполнении той или иной задачи.

· Воздавайте себе должное за выполнение трудных задач.

· Постарайтесь поискать более легкие способы, как подступиться к тем задачам, приступить к выполнению которых для вас затруднительно. Главное здесь — определиться с чего начать.

· Перед решением трудных задач делите их на более мелкие с тем, чтобы они не пугали вас своей сложностью и объемами.

· Если конечные сроки выполнения задач не определены, установите свои собственные сроки для их выполнения.

· Что представляют собой задачи, решение которых я постоянно откладываю?

· Каковы причины отсрочки их выполнения? (Причины могут меняться в зависимости от задач.)

· Какую обычно стратегию я могу применить для того, чтобы преодолеть мою склонность к отсрочке выполнения задач?

Существует пять основных причин несоблюдения конечных сроков решения задач:

· Конечный срок решения задачи нереален с самого начала.

· Конечный срок решения задачи неправильно спланирован.

· Лицо, ответственное за соблюдение срока решения задачи, по каким-либо причинам не имеет возможности приступить к ее решению.

· Лицо, ответственное за соблюдение срока решения задачи, не может этого сделать из-за того, что его подвели другие.

· Лицо, ответственное за соблюдение срока решения задачи, расходует больше времени на ее выполнение, чем это необходимо.

Наилучшим временем воспрепятствовать назначению нереального конечного срока решения задачи является момент ее постановки с указанием времени на ее выполнение. Оставляя решение данного вопроса на потом, вы рискуете создать о себе впечатление как о чело веке, не могущем должным образом справиться с поставленной ему задачей. Если у вас складывается впечатление, что поставленный вам конечный срок решения задачи нереален, постарайтесь подвести доказательную базу под нереальность указанного вам срока, вместо того чтобы сразу наотрез отказаться от ее выполнения. Постарайтесь освоить позитивный метод решения проблем. Установите для себя этапы, которые необходимо соблюсти для своевременного выполнения поставленной задачи; проведите анализ наличия других путей преодоления затруднений, например: наличие дополнительных ресурсов, которые позволят вам соблюсти требуемые сроки или наличие возможности пересмотреть конечный срок выполнения поставленной задачи. К сожалению, конечные сроки выполнения задач редко ставятся в идеальных условиях. Таким образом, если шкала времени на выполнение того или иного проекта при рассмотрении его в отрыве от других задач на первый взгляд кажется разумной, существует вероятность того, что в процессе выполнения данного проекта возникнут помехи для выполнения других заданий, которые также имеют свои собственные конечные сроки выполнения. Молено предложить один из видов тактики, к которому вы можете прибегнуть в этом вопросе, он состоит в том, чтобы спрашивать у лица, указывающего вам конечный срок выполнения задачи, следует ли считать поставленную им задачу более важной, чем те задачи, которые уже стоят перед вами и имеют свои конечные сроки выполнения. Если его ответ будет положительным, вам следует снова задать вопрос о том, выполнение какой конкретной задачи вам следует отложить, чтобы соблюсти конечный срок выполнения задачи, поставленной вам этим лицом. Решить эту проблему при работе на нескольких начальников, по всей вероятности, будет затруднительно. Общая тенденция в этом вопросе такова, что люди менее почтительно относятся к срокам выполнения задач, устанавливаемым другими, чем к своим собственным.