Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач - Марк Херст Страница 9

Через несколько дней, как вы понимаете, такие операции с почтовым ящиком приведут к перегрузке электронной почтой и страшной головной боли. Почтовый ящик теперь переполнен важными письмами, требующими серьезного внимания. Это куда хуже, чем первозданный вид почтового ящика, в котором хотя бы несколько сообщений можно легко и быстро удалить. Сейчас пользователь перегружен неотложными вопросами, а новые письма продолжают поступать. Дойти от этого состояния до пустого почтового ящика значительно сложнее. Оставляя почту в ящике больше чем на сутки, вы идете по скользкой дорожке.

Единственное приемлемое решение проблемы перегрузки электронной почты – каждый день удалять все письма полностью. Это решение настолько простое, что может показаться более привлекательным осуществлять процесс частично или временно. Не дайте себя одурачить! Вам нужно все или ничего: или по итогам дня не останется ни одного письма, или возникнет проблема.

Пустой почтовый ящик подразумевает наличие в нем нуля – да, ровно нуля – сообщений. Есть глубокое различие между тем, сколько у вас сообщений: несколько или ни одного. У тех, кто много лет проработал с переполненным почтовым ящиком и теперь видит, что в нем ноль сообщений, может быть интересная реакция на происходящее. Например, вскоре после начала использования описанного метода мне прислали такое письмо:

Как я себя ощущаю?

Странно: раньше ничего подобного не было, так что нужно привыкнуть.

Свободно: я открываю Outlook, и иногда там просто большое белое пустое пространство. Меня ничего не отвлекает, так что я могу сконцентрироваться на том, на чем хочу.

Эффективно: мне действительно кажется, что сейчас я могу более эффективно отвечать на сообщения. Ведь от нового сообщения меня ничего не отвлекает, и я могу сосредоточиться на том, чтобы лучше ответить на него.

«Странно», «свободно» и «эффективно» – отличный способ описать цифровую грамотность. Но есть и такие, кому приходится не так легко при первом знакомстве с пустым почтовым ящиком. Вот что написал мне один пользователь, впервые увидев пустую папку:

Сейчас он пуст на 100 %. Очень странно. Пустой. ВАКУУМ.

Как будто у меня сломался почтовый ящик. Ни панели чтения, ничего! Все пропало!

Другой привел, вероятно, самую точную из известных мне причину, почему большинство все же не решается перейти на мой метод:

Честно говоря, пустой почтовый ящик освобождает, но и пугает. Я много раз проводил время, читая всю свою почту и чувствуя нужность этого занятия. А теперь придется сосредоточиться на реальных проектах.

А в этом и состоит цель методики. Чем быстрее опустеет почтовый ящик, тем быстрее пользователь вернется к продуктивной работе.

Для некоторых пользователей проблема состоит даже не в почтовом ящике, а в почтовых ящиках. У этих людей есть несколько ящиков, в каждом из которых содержится собственный поток информации из определенного количества сообщений. Очевидный в данном случае способ сбросить это бремя – минимизировать количество учетных записей, оставив, например, одну для рабочих и одну для личных целей [8]. Другие избыточные ящики лучше закрыть. (Просто напишите друзьям и коллегам, чтобы они больше не посылали вам сообщения на этот адрес, а потом свяжитесь с администрацией почтового сервиса и попросите закрыть эту учетную запись. Это процесс простой и безболезненный, позволяющий избавиться от одного из потоков информации.)

Еще одна проблема может возникнуть, если применять методы цифровой грамотности в условиях командной работы. Тех членов коллектива, которые придерживаются принципа «ноль писем в ящике», могут изводить ненужными сообщениями коллеги. Решить эту проблему способно обучение всего персонала или общая политика компании в области электронной почты. Например, могут быть изданы директивы относительно того, кто должен получать копии разнообразных сообщений, или того, когда следует воспользоваться телефоном, а не электронной почтой. Самая важная часть решения должна состоять в том, что каждый член команды будет содержать свой почтовый ящик в чистоте.

Некоторые пользователи (и команды) в придачу к использованию электронной почты применяют системы мгновенных сообщений или чаты. Мгновенные сообщения вызывают более быстрый отклик, чем письма, они отражают каждую строчку текста сразу после того, как отправитель заканчивает ее писать. Это может оказаться бесценным даром в тех ситуациях, когда важно общение в реальном времени: например, многие онлайн-магазины реализуют функцию такого общения с отделом клиентской поддержки. В команде, работающей над проектом, мгновенные сообщения позволяют коллегам быстро общаться друг с другом, особенно если они работают удаленно. Конечно, ту же возможность предоставляет и телефонный звонок, но часто быстрее и проще набить краткое сообщение в программе-мессенджере.

Основной недостаток мгновенных сообщений в том, что они формируют еще один поток входящей информации, с которым, в дополнение к почтовому ящику, тоже надо как-то справляться. Мгновенные сообщения могут отвлекать в той же степени, что и новые письма, если даже не еще сильнее – ведь немедленное получение сообщения предполагает немедленный ответ, в отличие от электронного письма, которое можно оставить без внимания на несколько часов.

Владеющие цифровой грамотностью пользователи должны тщательно взвесить, нужен ли им такой новый канал информации, как система мгновенных сообщений. Для представителей некоторых профессий мгновенные сообщения необходимы, многим пользователям просто нравится еще одна возможность связываться с друзьями по интернету. Но есть и такие, кто считает, что электронной почты вполне достаточно: ведь лучше не создавать двух потоков информации там, где можно ограничиться одним.

После того как ящик очищен, надо понять, что делать дальше, и это требует составления списка дел. Надо сказать, что управление списком дел, возможно, еще важнее, чем управление электронной почтой, поскольку именно тут пользователи наконец-то начинают работать. И цифровая грамотность здесь необходима: она минимизирует время, необходимое на организацию списков дел, чтобы увеличить время на их непосредственное выполнение.

Проблема все та же – перегрузка. Как и в случае с входящей почтой, каждый день приносит новое бремя дел вдобавок к вчерашним. Одно лишь управление электронной почтой проблемы не решает: в почтовый ящик приходит информация о многих задачах, но не обо всех. Начальник может поставить новую задачу на собрании, или же вы узнаете о ней по телефону. Даже когда вы пишете письмо, может возникнуть новая задача: если вы нагружаете чем-то кого-то другого, перед вами тоже встает задача – проверить выполнение.