15 секретов управления временем: Как успешные люди успевают всё - Кевин Круз Страница 6

Исследования показывают…

50 % пунктов в списках дел выполняются в течение одного дня, главным образом в первый час после составления списка.

(Источник: The Busy Person's Guide to the Done List, iDoneThis)

Третий важный недостаток заключается в том, что списки дел вызывают ненужный стресс. Да, составление такого списка помогает вам лучше запомнить, что нужно совершить. Но перечень невыполненных задач также служит постоянным мучительным напоминанием о том, как много вам нужно сделать. Неудивительно, что мы чувствуем себя перегруженными и подавленными. Вечерами мы валимся без сил на кровать, но не можем заснуть, потому что наш мозг продолжает упорно перебирать невыполненные дела. В результате наш организм не выдерживает стресса и дает сбой.

Исследования показывают…

Эффект Зейгарник – психологический эффект, состоящий в том, что незавершенные действия запоминаются человеком лучше, чем завершенные, и могут вызывать навязчивые, неконтролируемые мысли.

Живите по календарю-планировщику

Успешные люди составляют не списки, а ежедневные планы дел. В ходе всех интервью и опросов, проведенных мной для этой книги, я получил одно из главных сообщений: если вы хотите, чтобы что-то было сделано, нужно запланировать для этого конкретное время.

От первого лица…

Возьмите ежедневник и разбейте весь день на 15-минутные блоки. На первый взгляд это кажется слишком сложным, но постепенно вы привыкните к такой самоорганизации, и она позволит вам выполнять до 95 % всех намеченных дел. Запомните: если задачи нет в вашем ежедневном плане, вряд ли она будет решена. Если она там есть, все будет сделано. Используйте эти блоки не только для назначения встреч, но и для планирования звонков, проверки электронной почты, тренировок и т. д.

Джордан Харбингер, сооснователь компании The Art of Charm и ведущий подкаста The Art of Charm, обучающего навыкам общения и построения отношений

Именно поэтому сверхзанятые политики, руководители и знаменитости нанимают секретарей специально для того, чтобы они занимались планированием их рабочего дня. И вот почему, как бы претенциозно это ни звучало, успешные люди часто говорят: «Пусть ваш секретарь позвонит моему секретарю, чтобы договориться о встрече».

От первого лица…

Я все заношу в свой график. Все, что я делаю на повседневной основе, вписано в мой ежедневный план. Ровно 30 минут на социальные медиа – строго по графику. Ровно 45 минут на электронную почту – строго по графику. Совещание с моей виртуальной командой – строго по графику. Спокойное время, чтобы поразмышлять и составить планы, – строго по графику. Практический результат: все, что есть в моем графике, обязательно будет сделано.

Крис Дакер, серийный предприниматель, автор бестселлеров и популярный бизнес-блогер и подкастер

Удивительно, но само по себе такое простое действие, как занесение задачи в календарь-планировщик, а не в список дел, помогает освободить ваш ум, уменьшить стресс и улучшить когнитивную деятельность. Исследователи из Флоридского университета обнаружили поразительную вещь: эффект Зейгарник – навязчивые сознательные и бессознательные мысли, связанные с незавершенной задачей, – можно преодолеть, если просто составить план выполнения этой задачи, даже если она никогда не будет реально выполнена.

Исследования показывают…

План значительно увеличивает вероятность достижения цели при одновременном снижении когнитивных затрат…

(Источник: журнал Journal of Personality and Social Psychology, 2011)

Существует несколько ключевых правил управления жизнью при помощи календаря-планировщика вместо списка дел.

Во-первых, заранее выделяйте периоды или блоки времени под важные дела; это называется планированием временных блоков. Если вы цените здоровье и решили заниматься спортом по 30 минут в день, не вносите эту цель в список дел – впишите ее в ежедневный план. Выделите под тренировки конкретное время в течение дня. Если вы цените хорошие отношения с клиентами как выигрышную стратегию ведения бизнеса и решили общаться по крайней мере с двумя клиентами в день, выделите в своем ежедневном плане блок времени для звонков клиентам.

От первого лица…

Во время подготовки к Олимпиаде мне приходилось совмещать учебу в школе, интенсивные тренировки, домашние обязанности, выступления и массу других дел, что мне удавалось при помощи соблюдения строгого графика. Нужно было концентрировать усилия на главном, а от чего-то отказываться… Эта привычка расписывать сутки почти по минутам сохранилась у меня и сегодня. Я стараюсь сосредотачиваться на тех вещах, которые ежедневно помогают мне приблизиться к моей цели. Каждая секунда имеет значение!

Шэннон Миллер, гимнастка, завоевавшая семь олимпийских медалей на Олимпийских играх 1992 и 1996 годов

Во-вторых, планируйте важные дела на утренние часы. Как бы мы ни пытались придерживаться нашего графика, в течение дня неизбежно возникают незапланированные дела, которые могут требовать вашего неотложного внимания. Это может быть вызов в кабинет босса, звонок раздраженного клиента или звонок школьной медсестры, которая сообщит вам, что ваш ребенок заболел и его нужно забрать из школы. Естественно, чем больше проходит времени, тем больше вероятность того, что случится что-то неожиданное.

Лично для меня это представляет собой реальную проблему. Например, если я планирую тренировку на вторую половину дня или на вечер, в большинстве случаев к тому моменту у меня находится куда более важное дело, нуждающееся в моем внимании и заставляющее меня пожертвовать занятием. Фактически я знаю, что если не попаду на беговую дорожку утром, то в этот день не попаду на нее вообще.

В-третьих, не отменяйте дела, а переносите их в случае необходимости. Например, если обычно вы тренируетесь каждый день с 12:00 до 13:00, во время обеденного перерыва, но в понедельник в это время вы часто оказываетесь в самолете, перенесите занятие в этот день на более ранний или поздний час.

От первого лица…

Купите себе большой ежедневник и планируйте свои дни. Разумеется, для этого можно использовать и телефон, но это не так продуктивно.

Уилл Дин, член канадской команды по гребле, участник Олимпийских игр в Лондоне 2012 года; в настоящее время готовится к Олимпиаде 2016 года в Рио-де-Жанейро

В-четвертых, относитесь к запланированным делам так же, как к посещению врача. Большинство из нас легко нарушают собственные планы. Например, если вы выделили блок времени с 16:00 до 17:00 вечера, чтобы поработать над важным отчетом в офисе, но в этот момент к вам заходит коллега и просит проконсультировать его по «срочному» вопросу, вы рефлекторно соглашаетесь, думая, что нет ничего страшного в том, чтобы уделить коллеге 15 минут, – в конце концов, вы либо успеете составить отчет за 45 минут, либо задержитесь на 15 минут, либо закончите его завтра.