Технологии эффективной работы. 9 ключевых навыков самоорганизации - Джулия Моргенстерн Страница 51

Кэти же не беспокоило, что другие думают о ее кабинете. Ее даже не волновало, что негде было сесть. Для этого существовал конференц-зал. Ей нравилось работать в уединении, чтобы она могла полностью сосредоточиться на своих звонках, договорах и стратегическом планировании, встречаясь с другими на собраниях.

Но свалка стала на нее давить, снижая творческую активность ощущением, что эти горы бумаг лишают ее пространства. Они были такими огромными, что даже воздух в ее кабинете был спертым. Работая бок о бок, мы провели две недели, убирая старые, отработанные, ненужные материалы.

Создайте перечень материалов, от которых надо избавляться, для каждой зоны своего кабинета. «Избавляюсь от ненужного в процессе работы». Используйте эти примеры в качестве точек отсчета, чтобы подогнать списки к вашему бизнесу и потребностям. Прикрепите их к доске объявлений, чтобы этот процесс каждый день проходил быстро и автоматически.

«Избавляюсь от ненужного в процессе работы» — печатные листы

• Устаревшие рукописи и отчеты.

• Те документы, оригиналы которых есть у кого-то другого, и вы можете в любой момент ими воспользоваться, если возникнет необходимость.

• Машинописные копии документов и докладов, если оригиналы хранятся в компьютере.

• Дубликаты. Храните оригинал в пластиковом конверте для защиты, сохраните одну копию, остальные уничтожьте.

• Старые наброски писем, предложений и докладов. Оставьте лучшие из них (окончательные), от остальных избавьтесь.

• Нерассортированная почта трехмесячной давности.

• Заявки на продукцию (не беспокойтесь, они пришлют вам новые, хотите вы этого или нет).

• Материалы, унаследованные от сослуживца или вашего предшественника. Отправьте их в запасники, если не пользуетесь ни одним из них.

• Литература и материалы по продвижению продукции тех компаний, в сотрудничестве с которыми вы не заинтересованы. И даже тех, с которыми вы готовы иметь дело. Если у них есть сайт и вы знаете номер их телефона, для чего нужны печатные копии?

• Приглашения на конференции и буклеты, посвященные им. Решите для себя, хотите ли вы посетить это мероприятие. Если да, отметьте число в своем органайзере, остальное уничтожьте.

• Устаревшие, так и не раскрытые материалы для чтения (газеты недельной давности, журналы трехмесячной давности, книги, которые вы храните годами, но так и не нашли время прочитать).

• Литература, касающаяся прошлых конференций, содержащая информацию, с которой вы уже знакомы.

• Отпечатанные данные из Интернета. Избавьтесь от бумаги, но сохраните адреса сайтов.

«Да, но… я хочу все знать!»

Исследования и получение знаний очень важны в современном деловом мире. На нас сваливается информация одновременное разных сторон, и могут возникнуть некие параноидальные фантазии: а) мы должны ее всю знать; б) все остальные в этом мире знают гораздо больше меня.

Решение. Чтобы преодолеть страх, что, отказавшись от материалов для чтения, вы пропустите что-нибудь новое и интересное, помните: даже если там все это будет, вы сами по себе очень умный человек и можете черпать великолепные идеи отовсюду. Иногда это просто акт веры в мироздание. Информация, которую вы получаете, становится информацией, которой вы можете пользоваться, а она всегда найдет к вам дорогу, И самое главное, всегда думайте о том, что на самом деле полезных сведений не так уж много, просто одна и та же информация циркулирует между самыми разными источниками. Выберите один или два самых надежных, а на остальные не обращайте внимания.

«Избавляюсь от ненужного в процессе работы» — компьютерные файлы

• Сотрите или запишите на СД-диск все, что не использовалось более двух лет.

• Идентичные документы под разными названиями.

• Прежние наброски и версии документов, которые уже давно закончены. Оставьте только финальные версии.

• Игры и программы, которыми вы никогда не пользуетесь. Однако не стоит браться за уничтожение программ, если вы не абсолютный компьютерный гений.

• Графику и рисунки, которые сейчас загромождают жесткий диск, сбросьте на CD, если уж не можете с ними расстаться.

Мы получаем и собираем информацию, но не имеем организованной информационно-поисковой системы. Заканчивается все тем, что материалы скапливаются на каждой доступной поверхности, вываливаются из переполненных портфелей и свисают с книжных полок. Чтобы работать с умом, вам надо очень тщательно отфильтровать информацию, потом сжать до такой формы, чтобы ее было легко искать и пользоваться ею. Ни один человек, с которым мне приходилось встречаться, не добирался до конца стопки литературы, предназначенной для чтения. Поэтому не надо считать себя неспособным, если и вы входите в их число. Вместо этого поздравьте себя с тем, что у вас живой, любознательный ум.

А теперь следуйте трем советам, чтобы не утонуть в бумагах.

• Будьте избирательны. Выбирайте главные сферы своих интересов и/или специализации как основу для исследований и обучения. Что вы предпочитаете: книги, журналы и газеты, посещать мастер-классы и курсы, искать информацию в Интернете?

• Сокращайте информацию. Не стоит хранить то, что вы уже знаете, или то, что вам совершенно не нужно. Сжимайте, вырезайте и очищайте все, что можете, перед тем как положить на хранение.

• Храните информацию там, откуда вам легко ее взять. Храните материалы там, где вам удобно ими пользоваться. Разумный поиск информации — это первое решение, которое приходит в голову, когда вы складываете ваши исследовательские материалы в стопки.

Совет менеджера

Придерживайтесь выбранной линии. Поощряйте своих сотрудников, чтобы они разрабатывали и распространяли основные правила по поводу того, что сохранять, а от чего избавляться. Вы можете установить эту практику и для юридического отдела, и для бухгалтерии, и для всего штата сотрудников. Американская ассоциация оперативного учета поместила инструкции по этому вопросу на своем сайте. Вы облегчите сотрудникам возможность сохранить полезное пространство для содержания документов. Можно использовать списки «Избавляюсь в процессе работы» как рекомендацию, от чего вы хотите, чтобы они избавлялись. Поскольку эти тенденции развиваются, вы можете пойти дальше и один день в году целиком посвятить разборке залежей, дав людям время освободить рабочее пространство. Закажите пиццу, пусть сотрудники оденутся попроще и займутся расчисткой. Если вы считаете, что все это не стоит затраченного времени, рассчитайте стоимость каждого квадратного метра, занятого свалкой материалов, или стоимость важного клиента, ушедшего разочарованным. Самые успешные компании устраивают такой день раз в шесть месяцев, позволяя своим сотрудникам рассортировать, упростить и избавиться от лишнего, чтобы кабинеты были светлыми, чистыми и в них эффективно работалось.