Технологии эффективной работы. 9 ключевых навыков самоорганизации - Джулия Моргенстерн Страница 52

«Избавляюсь от ненужного в процессе работы» — электронная почта

• Вся старая почта.

• Все, полученное в виде машинописных копий (пусть за это отвечает инициатор отправления).

• Просто приятные, ничего не значащие сообщения.

• Сообщения по поводу дат собраний и бизнес-ланчей.

• Объявления по поводу каких-то мероприятий, с которыми вы уже ознакомились.

• Ранние текстовые строки (оставьте только финальную строку, которая включает всю корреспонденцию).

«Избавляюсь от ненужного в процессе работы» — контакты

• Адреса людей, переехавших много лет назад, в контактах с которыми вы не заинтересованы.

• Старые визитные карточки, валяющиеся на дне ящика больше трех лет.

• Любая информация о человеке, которого вы не можете вспомнить.

• Когда-то кем-то врученные вам визитные карточки, и вы даже приблизительно не можете вспомнить, кем и при каких обстоятельствах.

• Все бумажные визитные карточки, когда-то перенесенные в компьютер, в адресную книгу, в банк данных (зачем их хранить?).

• Телефонные номера без имени.

Совет специалиста

«Моя главная цель — опустошить свой электронный почтовый ящик так тщательно и беспощадно, как только я смогу. Ничего не оставлю. Пришла заявка — тут же ее выполняю и уничтожаю. Единственное, что оставлю, это важные сообщения от моего руководителя и руководителя моего руководителя. Но как только прочту их сообщения, сразу отправлю в их папку. Вы больше никогда не найдете в моем ящике больше дюжины новых сообщений. Отказываюсь накапливать информации больше, чем уместится на одном экране. Если мне понадобится прокрутить изображение, чтобы прочитать новые сообщения, я нарушу свое правило. А если передо мной проплывают сообщения, которые я не прочла за три месяца, просто убираю их — значит, они совершенно не важны».

Совет менеджера

Создайте постоянно действующее правило, чтобы помочь вашим сотрудникам освобождать пространство в электронной почте. Многие компании начали с рекомендаций своим сотрудникам о том, что сохранять, а от чего избавляться. Например, журнал The Wall Street Journal сообщает, что франчайзинговая компания издала директиву, запрещающую использование «слепых» копий во всей компании, и проинструктировала всех сотрудников, что только отправители и получатели архивируют свои сообщения, а остальные работники, получающие копии сообщений, должны их регулярно уничтожать. Эта политика была направлена на сохранение свободного пространства в сети компании и сокращение неразберихи в почтовых ящиках каждого сотрудника. Используйте списки «Избавляюсь от ненужного в процессе работы», чтобы начать свою собственную политику инструктирования сотрудников о том, что сохранять и что уничтожать.

«Да, но… я боюсь что-то уничтожить. Вдруг мне понадобится эта информация?»

Страх избавиться от информации может быть парализующим. Но если вы будете за все подряд цепляться, ваши усилия окажутся бесполезными, потому что объем становится слишком большим. Огромные кипы документов или перегруженные файлы наводят ужас, когда надо найти что-то необходимое. Поэтому многие люди их сохраняют, но никогда туда не заглядывают.

Быстро почистите свой компьютер и ящик электронной почты, воспользовавшись преимуществами сортировки по видам. Для Windows Explorer выйдите на полоску меню, выберите View, потом Arrange Icons By, а затем подберите метод сортировки: имя, дата, размер или тип документа и т. д. В вашей программе электронной почты вы, как обычно, можете кликнуть на полоску меню над любым разделом (дата, тема, отправитель), и почтовые ящики автоматически систематизируются в соответствии с разделом, который вы выбрали.

Вместо того чтобы думать, от чего избавляться, лучше решите, к чему вы хотите получить доступ. Существует человеческий предел того, сколько информации мы можем обработать и сохранить в памяти. Держите все кипы материалов в управляемом состоянии, чтобы в них можно было найти требуемую информацию. Никогда ничего не надо сохранять, пока у вас не появится надежный способ это извлекать. Если у вас содержится какая-то информация, но вы не можете ее найти, когда это необходимо, или вы просто забыли, что она у вас есть, смело избавляйтесь от нее. Не храните ничего из того, что вызывает сомнение в своей злободневности.

«Избавляюсь от ненужного в процессе работы» — остальные запасы

• Устаревшие стационарно закрепленные визитные карточки, конверты со старым адресом компании или с вашим неправильно написанным именем.

• Непрочитанная, потерявшая актуальность литература, приглашения по поводу каких-то событий и разного рода уведомления.

• Разные безделушки, которые вам не нравятся.

• Старые, сломанные, неудобные ручки, карандаши и объемные маркеры (между прочим, откуда они взялись?).

• Всякий старый хлам (вроде использованных картриджей).

СПИСКИ «НЕОБХОДИМО СОХРАНИТЬ» ДЛЯ ПРОЕКТОВ И КОНФЕРЕНЦИЙ

Списки «Избавляюсь от ненужного в процессе работы» отлично помогают в ежедневной чистке. Но я бы оказалась беспечной, если бы проигнорировала два главных источника самого большого скопления бумаги — большие проекты и конференции, для которых накопление материалов идет чрезвычайно быстрыми темпами. Вы планируете почистить все эти папки с материалами для проекта и скоросшиватели и перенести полные коробки тезисов к семинару в какое-то более подходящее место, но редко это делаете или вообще не находите времени. Прежде чем вы это осознаете, перед вами уже лежит следующий проект или вы готовитесь к следующему семинару, а когда и они закончены, у вас выстраиваются еще более высокие стопки папок, скоросшивателей и коробок, добавившихся к тому, что уже было в вашем кабинете.

Вы можете справиться с этой проблемой в зародыше, создав списки «Необходимо сохранить», которые ускорят процесс фильтрации, и вам не придется возвращаться назад.

ДЛЯ ПРОЕКТОВ

Создайте список «Необходимо сохранить» и прикрепите его внутри обложки каждой папки в начале любого проекта. По завершении работы выделяйте в расписании двадцать минут на сортировку и просто следуйте списку, что сохранить, а от чего избавиться. Не считайте, что проект завершен, пока не проделаете эту работу. Эти двадцать минут становятся способом сохранения времени и сил и вкладом в будущую работу. Посмотрите, для каких проектов вы можете создать список «Необходимо сохранить».